نکات طراحی سالن کنفرانس
احتمالا شما هم تجربه حضور در یک کنفرانس یا همایش را به‌عنوان مخاطب داشته‌اید. ممکن است در برخی از این جلسات با نکات منفی، از جمله عدم‌هماهنگی طراحی سالن کنفرانس یا بی‌کیفیت بودن تجهیزات صوتی و تصویری مواجه شده باشید.
در این حالت چه حسی به شما دست می‌دهد؟ آیا می‌خواهید مخاطبین شما هم در کنفرانسی که برگزار می‌کنید همین حس را تجربه کنند؟
قطعا یکی از اهداف برگزاری کنفرانس یا همایش ایجاد ارتباط مناسب بین شما و مخاطب است. به‌همین دلیل رعایت هر نکته‌ای که باعث بهبود این ارتباط می‌شود، بسیار حائز اهمیت است.
در ادامه این مطلب همراه ما باشید تا شما را با راهکارهای ساده اما کاربردی طراحی فضای برگزاری کنفرانس آشنا کنیم.
9 راهکار کلیدی برای طراحی سالن کنفرانس
با اهمیت دیزاین و هارمونی محیط برگزاری کنفرانس آشنا هستید؟ طراحی مناسب سالن یا اتاق کنفرانس، نقش مهمی در جذب مخاطبین به موضوع و حرفه‌ای نشان دادن شما دارد. به‌همین دلیل باید نکاتی را در مورد طراحی سالن درنظر داشته باشید. در ادامه به 9 راهکار مهمی که باید در این زمینه بدانید، می‌پردازیم.
1. از اهمیت کیفیت تجهیزات صوتی و تصویری غافل نشوید
تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری نقش بسیار مهمی در ارتقای کیفیت برگزاری کنفرانس دارد. در همین راستا باید از مانیتورها، سیستم‌های صوتی تصویری و میکروفن کنفرانس به‌روز، باکیفیت و متناسب با جلسه خود استفاده کنید.
کیفیت بالای این تجهیزات باعث می‌شود مخاطبین شما بیشترین بهره را از مفاهیم جلسه ببرند. به‌همین دلیل از وضوح صدا، تصویر و سرعت انتقال آنها به مخاطبین اطمینان حاصل کنید.
2. نیازهای فیزیکی مخاطبین را درنظر بگیرید
طراحی سالن کنفرانس را باید طوری انتخاب کنید که مخاطب شما در آن احساس راحتی داشته باشد. به همین دلیل فضای برگزاری جلسه باید طوری طراحی شود که جای کافی برای بلند شدن، عبورومرور و تکیه‌گاه مناسب برای دست وجود داشته باشد. برای این کار بهتر است از صندلی‌هایی که اصول ارگونومیک در آنها رعایت شده استفاده کنید.
همچنین فضای برگزاری کنفرانس باید حس اطمینان و امنیت را به مخاطب منتقل کند. به همین دلیل طراحی سالن باید مطابق با نیازهای فیزیکی مخاطبین شما باشد.
3. فضایی مناسب برای کنفرانس انتخاب کنید
سالن کنفرانس را باید طوری طراحی کنید که در آن امکان حواس‌پرتی مخاطب به حداقل برسد؛ بنابراین انتخاب سالن در نزدیکی محل ساخت‌وساز و پرسروصدا به‌هیچ عنوان مناسب نیست. باید حتما محیطی را انتخاب کنید که آلودگی صوتی و مزاحمتی برای اجرای جلسه وجود نداشته باشد. با این وجود اگر ناچار به انتخاب فضای پرسروصدا هستید، حتما از عایق صدا برای سالن کنفرانس خود استفاده کنید.
همچنین انتخاب رنگ مناسب برای محیط برگزاری جلسه، نقش مهمی در تولید محتوای باکیفیت و طراحی سالن کنفرانس دارد. رنگ‌های آرامش‌بخش مثل آبی، بنفش یا نیلی احساس رضایت و آرامش بیشتری به مخاطب شما منتقل می‌کند. در مقابل استفاده از رنگ‌های تند مثل قرمز و زرد ممکن است حس ناخوشایندی به آنها بدهد. البته باید این نکته را هم درنظر داشته باشید که رنگ انتخابی شما باید با موضوع برند و جلسه شما مطابقت داشته باشد.
4. نور و روشنایی را متناسب با جلسه تنظیم کنید
برای این که نور کافی به سالن برسد، بهتر است کمی از روشنایی طبیعی بیرون هم استفاده کنید. به‌همین دلیل از بازگذاشتن پنجره‌های اتاق یا سالن کنفرانس نترسید. البته به این نکته هم توجه کنید که نوری که از بیرون وارد می‌شود، نباید باعث آزار مخاطبین شما شود. در همین راستا از سایه‌بان‌ها و پرده مناسب برای جلوگیری از تابش مستقیم نور روی مخاطبین استفاده کنید.
برای تنظیم مناسب روشنایی فضای برگزاری جلسه، بهتر است راهکارهای دیگری را هم درنظر بگیرید. برای این کار از نکات زیر پیروی کنید:
- در صورت استفاده از نور بیرون، روشنایی داخل سالن را به‌حداقل برسانید.
- رنگ دیوارهای برگزاری سالن کنفرانس را مکمل با نور انتخاب کنید.
- از لامپ‌ها و ادوات روشنایی که گرمای کمتری ایجاد می‌کنند استفاده کنید.
5. صفحه‌نمایش را در موقعیت مناسبی قرار دهید
یکی از مهم‌ترین نکات طراحی سالن کنفرانس، انتخاب محل مناسب قرارگیری نمایشگر است. همچنین اندازه و ارتفاع صفحه‌نمایش باید طوری باشد که تمام مخاطبین بتوانند آن را ببینند. به همین دلیل محل قرارگیری نمایشگر به‌دلیل این که نقطه کانونی جلسه را در اختیار دارد، از اهمیت بالایی برخوردار است.
علاوه بر این موارد باید فاصله صفحه‌نمایش را نیز طوری انتخاب کنید که زیاد دور یا نزدیک به مخاطبین نباشد. همچنین نوع نمایشگر را با توجه به نیاز جلسه و کیفیت آنها انتخاب کنید. البته برای این کار حتما سالم بودن لوازم جانبی صفحه‌نمایش را درنظر بگیرید.
6. از امکانات رفاهی مناسب برای مخاطبین استفاده کنید
برای میهمانان کنفرانس خود امکانات رفاهی مطلوبی تدارک دیده‌اید؟ همانطور که اشاره شد احساس راحتی مخاطبان در حین برگزاری جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است. میهمانان شما تا حد ممکن باید از امکانات رفاهی بهره ببرند. به همین دلیل سعی کنید، سطل‌هایی برای زباله و میز برای قراردادن مدارک و وسایل روی آن تهیه کنید. همچنین از میهمانان خود در طول برگزاری جلسه به نحو احسن پذیرایی کنید.
7. از خلاقیت و نوآوری در طراحی سالن کنفرانس بهره ببرید
برای دیزاین و طراحی سالن برگزاری جلسه سعی کنید از طرح‌ها و ایده‌های نو الهام بگیرید. البته این نکته را هم درنظر داشته باشید که خلاقیت، باید متناسب با موضوع ارائه شما باشد. به همین دلیل اگر موضوع کاری شما کاملا جدی است، از طرح‌های زننده و سرگرم‌کننده خودداری کنید.
8. از مبلمان و صندلی‌های مناسب استفاده کنید
اگر کنفراسی برگزار می‌کنید که نیاز به فعالیت و تحرک دارد، حتما از صندلی یا مبل‌های متحرک استفاده کنید. در همین راستا می‌توانید از صندلی‌های چرخ‌دار و قابل‌تنظیم استفاده کنید. البته اگر نوع جلسه شما رسمی‌تر است و محیطی همراه با آرامش را ایجاب می‌کند، از صندلی‌های ثابت بهره ببرید. به همین دلیل باید نوع برگزاری جلسه و موضوع آن با انتخاب صندلی‌ها تناسب داشته باشد.
9. قبل از برگزاری جلسه حتما اجرای آزمایشی انجام دهید
همه موارد را رعایت کرده‌اید و در انتظار فرارسیدن روز برگزاری کنفرانس هستید؟ لطفا کمی صبر کنید! برای انجام هرکاری به‌خصوص کارهای مهمی مثل اجرای کنفرانس، باید حتما آمادگی لازم را قبل از شروع جلسه داشته باشید. به همین دلیل حتما قبل از آغاز کنفرانس، یک جلسه ساختگی با حضور تمامی افراد و همکاران برگزار کنید. با انجام این کار هم با نقاط قوت و ضعف کنفرانس خود آشنا می‌شوید هم فیدبک‌های مناسبی برای بهبود ارائه جلسه دریافت می‌کنید.
کلام آخر
برای برگزاری یک جلسه موفق علاوه‌بر انتخاب موضوع مناسب، باید نکات طراحی سالن کنفرانس را هم در نظر داشته باشید. به همین منظور در این مطلب به بررسی 9 راهکار کلیدی برای بهبود کیفیت برگزاری کنفرانس پرداختیم.
کسب رضایت مخاطبین یکی از اصلی‌ترین هدف‌های برگزاری کنفرانس است. به همین دلیل در طول برگزاری جلسه، باید نکاتی را که باعث راحتی و رفاه حال آنها می‌شود در اولویت قرار بدهید. با وجود اهمیت موضوع قابل ارائه در جلسه، اما ایجاد احساس امنیت و فضای قابل اعتماد برای مخاطبین از اهمیت بالایی برخوردار است.
البته می‌توانید طراحی و تجهیز سالن کنفرانس خود را به شرکت‌های معتبر در این زمینه بسپارید. در همین راستا شرکت معتبر رشد تدبیر نوآور با ارائه انواع تجهیزات مناسب و طراحی سالن‌های برگزاری جلسات، آماده همکاری با شما برای برگزاری هرگونه کنفرانس و جلسه با کیفیت بالا است.
شرکت رشد تدبیر نوآور، مشاور و مجری تخصصی در ارائه تجهیزات سالن کنفرانس، همایش و آمفی تئاتر
برای دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان در خصوص طراحی و تجهیز سالن کنفرانس با تلفن شرکت به شماره 02166127120 الی 3 در تماس باشید.
