تجهیز سالن کنفرانس | آشنایی با سیستم‌ها و تجهیزات سالن همایش و کنفرانس
استفاده از تجهیزات مدرن در سالن کنفرانس
آمفی‌تئاترها، سالن‌های همایش و سالن‌های کنفرانس از جمله پرکاربردترین فضاهای داخلی در مجموعه‌های فرهنگی، اداری و تجاری هستند. کاربری این سالن‌ها به‌گونه‌ای است که به سبک‌های ویژه طراحی و تجهیزات خاصی نیاز دارند. استفاده از تجهیزات مدرن و فناوری‌های به‌روز در این سالن‌ها باعث افزایش توان برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات و اندیشه‌ها می‌شود. در ادامه همراه ما باشید تا با انواع سیستم‌ها و ابزارهای تجهیز سالن کنفرانس آشنا شویم.
تجهیز سالن کنفرانس چگونه انجام می شود؟
تجهیز سالن کنفرانس با انواع تجهیزات مدرن صوتی و تصویری یکی از مراحل کلی طراحی و تجهیز این سالن‌ها است. در آمفی‌تئاترها، سالن همایش و سالن کنفرانس، از انواع تجهیزات الکترونیکی برای انتقال سخنان، ایده‌ها و حتی به‌اشتراک‌گذاری فیلم و تصویر استفاده می‌شود. همچنین امروزه وجود سیستمهای دیجیتالی پیشرفته و سیستم کنترل مرکزی باعث مدیریت بهینه و تعامل بهتر افراد در این سالن‌ها شده است.
انواع سیستمهای کنفرانس بر اساس نوع تکنولوژی
سیستم‌کنفرانس را بر اساس تکنولوژی مورد استفاده می‌توان به دو نوع دیجیتال و آنالوگ دسته‌بندی کرد. سیستم آنالوگ معمولا فقط برای پخش صدا در آمفی‌تئاترها و سالن‌های همایش با سیستم سنتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما سیستم کنفرانس دیجیتال، دربرگیرنده تجهیزاتی پیچیده با کنترل مرکزی است. برخی از امکاناتی که سیستم کنفرانس دیجیتال در اختیار افراد حاضر در جلسه قرار می‌دهد، عبارتند از:
- امکان رای‌گیری و ضبط خودکار صدا و تصویر در جلسات
- امکان چرخش خودکار دوربین به‌سمت فردی که از میکروفن استفاده می‌کند
- امکان ترجمه همزمان در همایش‌های بین‌المللی
- امکان به‌اشتراک‌گذاری اسناد، تصاویر و ویدئوها
- امکان شناسایی هویت افراد حاضر و حضور و غیاب خودکار و ...
تجهیز سالن کنفرانس به چه عواملی بستگی دارد؟
نوع تجهیزات سالن کنفرانس به موارد بسیاری بستگی دارد. وسعت سالن، تعداد صندلی‌ها، استفاده از سیستم آنالوگ یا دیجیتال، استفاده از سیستم میکرفون‌های دارای بلندگو، نوع سیستم تصویری سالن، استفاده یا عدم استفاده از ویدئوپروجکشن و نوع طراحی سیستم پخش صدا از عوامل موثر در تعداد و انواع تجهیزات مورد نیاز برای سالن‌ها می باشد. در ادامه با برخی از مهم‌ترین این تجهیزات آشنا می‌شویم.
انواع سیستمهای صوتی برای تجهیز سالن کنفرانس
به‌طور کلی دو نوع سیستم صوتی در سالن‌های کنفرانس مورد استفاده قرار می‌گیرد. نوع اول سیستم‌هایی هستند که صدا در آن‌ها از طریق بلندگوهای دیواری و سقفی در محیط منتشر می‌شود. نوع دوم مربوط به سیستم‌هایی است که از میکروفن‌های کنفرانس استفاده می‌کنند و صدا نیز توسط سیستم اودیو کنفرانس (Audio Conference) پخش می‌شود. تفکیک این سیستم و طراحی دقیق برای مکان قرارگیری تجهیزات در هر سیستم، باعث بهبود پخش صدا در سالن می‌شود.
میکروفن کنفرانس؛ عامل دریافت بهینه صدا برای پخش
وجود میکروفن‌های کنفرانس، عاملی برای اطمینان از شنیده شدن صدای افراد حاضر در جلسه است. میکروفن‌های کنفرانس باعث می‌شوند هر فردی که در جلسه حضور دارد، بتواند بدون تغییر مکان، آغاز به صحبت نماید. ویژگی‌های برخی از انواع این میکروفن‌ها را با هم مرور می‌کنیم.
میکروفن کنفرانس باسیم
انتقال سیگنال‌های دریافتی صدا در این میکروفن‌ها از طریق کابل انجام می‌شود. قیمت این میکروفن‌ها از میکروفن‌های بی‌سیم پایین‌تر است اما وجود کابل‌های زیاد در این میکروفن‌ها ممکن است کمی آزار دهنده باشد. این میکروفن‌های دارای یک دستگاه کنترل مرکزی (منبع تغذیه) هستند.
میکروفن کنفرانس بی‌سیم
یکی از گزینه‌های مناسب اتاق کنفرانس، میکروفن کنفرانس بی‌سیم است. این میکروفن‌ها فاقد کابل هستند و به‌راحتی می‌توان آن‌ها را جابه‌جا کرد. قیمت این نوع میکروفن ها از میکروفن باسیم گران‌تر است. در این مدل از سیستم وای‌فای یا مادون قرمز (Infrared) برای برقراری ارتباط استفاده می‌شود. میکروفن کنفرانس بی سیم برای مکان ها و شرایط خاص مناسب است و بنا به شرایط خاصی پیشنهاد می شود تا از این نوع میکروفن ها استفاده گردد. برخی از ویژگی‌های دیگر میکروفن کنفرانس بی سیم :
- نگرانی فرسایش، پیچ‌خوردگی و اتصال کابلی در مورد آن‌ها وجود ندارد.
- میکروفن بی‌سیم دارای باطری است، عمر باطری محدود است و در صورت برگزاری تعدادی جلسه به صورت متوالی ممکن است نیاز به شارژ مجدد آن ها باشد بنابراین از این نظر پاسخگوی نیاز همه جلسات نخواهند بود.
- امکان تداخل امواج آن‌ها با دیگر تجهیزات رادیویی وجود دارد.
میکروفن کنفرانس چندرسانه‌ای
این نوع میکروفن دارای صفحه نمایشی نسبتا بزرگ است. این میکروفن‌ها می‌توانند نیاز به نمایشگرها را برطرف کنند و این امکان را فراهم می کنند تا از آن‌ها برای انتقال فایل ها و به‌اشتراک‌گذاری تصاویر، ویدئو و متن‌ها استفاده کنید. میکروفن کنفرانس چندرسانه ای همچنین از امکان ایجاد سیستم رای‌گیری برخوردار می باشد.
میکروفن کنفرانس گردن‌غازی
یکی از تجهیزات پرکاربرد اتاق کنفرانس، میکروفن گردن‌غازی یا Gooseneck است. این میکروفن ها دارای قابلیت گردش به سمت دو یا سه گوینده هستند بنابراین می توان به ازای هر دو نفر از یک میکروفن استفاده نمود تا در هزینه های خرید میکروفن کنفرانس صرفه جویی گردد.
کیفیت صدا در میکروفن گردن غازی مناسب است و برخی از آن‌ها دارای اسپیکر داخلی هستند. همچنین در برخی مدل‌های این میکروفن، صدای سخنران از صدای زمینه و نویزهای محیطی تفکیک می‌شود و صدایی واضح از سخنران پخش می‌شود.
میکروفن‌های یقه‌ای
میکروفن‌های یقه‌ای یا Lapel به یقه لباس یا کت افراد حاضر در جلسه متصل می‌شوند و دارای یک فرستنده هستند که به یک دستگاه بی‌سیم متصل است. امکان حرکت سخنران در صحنه یا اتاق کنفرانس و امکان حرکت آزادانه دست‌ها از ویژگی‌های این نوع میکروفن ها است.
برای ارسال دقیق صدا در میکروفن های یقه ای باید آن‌ها را به سیستم انتقال صدای سالن متصل کنید و جای مناسبی را نیز روی لباس گویندگان برای آن در نظر بگیرید. این میکروفن‌ها از میکروفن‌های رومیزی ارزان‌تر هستند. یکی از بهترین نمونه های میکروفن یقه ای را اینجا ببینید …
تجهیز سالن کنفرانس با انواع بلندگو
بلندگو یک دستگاه مبدل انرژی است که سیگنال‌های الکتریکی صوت را به صدای در حال پخش تبدیل می‌کند. از بلندگوها در سیستمهای صوتی سالن‌های همایش و سمینار و آمفی‌تئاترها نیز استفاده می‌شود. مورد استفاده اساسی بلندگو برای محیط‌هایی است که در آن‌ها صدای اسپیکرهای داخلی میکروفن‌ها برای تمامی حاضران کافی نباشد.
مورد استفاده دیگر بلندگوها در انواع سالن، زمانی است که به پخش قدرتمند صدای فیلم، موسیقی یا ویدئو کنفرانس نیاز داریم. انتخاب بلندگو و ویژگی‌های آن به وسعت سالن کنفرانس و حجم صدای مورد نیاز بستگی دارد. بلندگوها از نظر مکان نصب در سالن انواع مختلفی دارند که عبارتند از: بلندگو سقفی، بلندگو دیواری
آمپلی فایر سالن کنفرانس؛ عامل تنظیم و تقویت صدا
امروزه از انواع آمپلی فایر در مراکز عمومی اداری، تجاری و مجموعه‌های فرهنگی استفاده می‌شود. وسعت فضاهای داخلی در این مجموعه‌ها عموما به اندازه‌ای است که اسپیکرها و بلندگوها به‌تنهایی و بدون سیستم تقویت صدا، کارایی مناسب را ندارند.
آمپلی فایر دستگاهی الکترونیکی است که قدرت و کیفیت صدای خروجی از سیستم صوتی و بلندگوها را افزایش می‌دهد. ممکن است در برخی از مراکز عمومی دیده باشید که بلندگوها قطع و وصل می‌شوند و صدای خروجی از آن‌ها ضعیف یا بی‌کیفیت است. آمپلی فایر این مشکل را حل می‌کند.
آمپلی فایرهای مناسب برای سیستم صوتی در اتاق کنفرانس یا سالن همایش، باید بتوانند صدایی با فرکانس‌های ۳۰ تا ۱۲۰۰۰ مگاهرتز تولید کنند. توانایی تفکیک عناصر صدا و تقویت آن‌ها نیز از جمله مزایای استفاده از آمپلی فایرها است.
تجهیز سالن کنفرانس با نمایشگرهای حرفه ای
مانیتور یا نمایشگر سالن کنفرانس یک انتخاب مناسب برای نمایش دادن ایده‌ها، نقشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها و تصاویر برای افراد حاضر در جلسه یا همایش است. مانیتور کنفرانس دارای یک صفحه نمایش با ابعاد مختلف و متناسب با وسعت سالن است که روی میز اتاق کنفرانس، گوشه سالن یا روی دیوار قرار می‌گیرد. ارتباط ویدیوئی مطلوب، ارسال گزارشات کاری و ارتباط دو سویه تصویری از دیگر مزایای مانیتور سالن کنفرانس است. در ادامه با برخی از انواع این مانیتورها آشنا می‌شویم.
مانیتور کنفرانس ثابت
این نمایشگرها در یک مکان ویژه روی میز اتاق کنفرانس قرار می‌گیرند و دارای پایه و ابزارهایی هستند که از تکان خوردن یا افتادن آن‌ها پیشگیری می‌کند. نوع دیگر این مانیتورها، نمایشگرهایی هستند که روی دیوار در سالن کنفرانس نصب می‌شوند.
مانیتورلیفت
مانیتور لیفت یا آسانسور مانیتور دستگاهی است که از یک مکانیزم جمع شونده استفاده می‌کند. این دستگاه در زمان لازم و با کنترل از راه دور به‌صورت گروهی و آسانسوری مانیتورها را از داخل میز اتاق کنفرانس به سمت بالا هدایت می کند و در زمانی که به آن‌ها نیازی نباشد به جای خود بازمی‌گرداند. مانیتور لیفت فضای بیشتری را در اختیار حاضران جلسه قرار می‌دهد و ظاهری بسیار لوکس به اتاق کنفرانس می‌بخشد.
مانیتور کنفرانس لپتاپی
این نوع از مانیتورها همانند لپتاپ دارای لولایی برای باز و بسته شدن یا جمع شدن هستند. این مانیتورها نیز ظاهری بسیار شیک دارند و باعث کاهش فضای اشغال شده در قسمت میز سالن‌های همایش، سمینار و کنفرانس می‌شوند.
سیستم تصویربرداری خودکار؛ هوشمند و کاربردی
سیستم تصویربرداری خودکار (Auto Tracking) یک سیستم هوشمند برای ضبط تصویر و صدای همزمان و ذخیره سازی آن در جلسات اتاق کنفرانس است. از ویژگی‌های این سیستم، امکان یکپارچه شدن با سیستم صوتی سالن است که باعث افزایش کیفیت صدا می‌شود.
سیستم تصویربرداری خودکار امکان چرخش دوربین به سمت افراد حاضر در جلسه را فراهم می‌کند. این کار در کمترین زمان انجام می‌شود و هیچ نیازی به هماهنگ کننده یا فیلمبردار در این سیستم وجود ندارد و فایل‌های ویدئویی ذخیره شده در این سیستم به‌راحتی امکان بازپخش دارند.
امکانات ویدئو کنفرانس؛ حضور در جلسات از راه دور
در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها امکان حضور فیزیکی نیروهای کاری یا شرکای تجاری در جلسات و سمینارها وجود ندارد. به‌همین دلیل از امکانات و فناوری‌های ویدئو کنفرانس استفاده می‌شود. فناوری ویدئو کنفرانس ترکیبی از تجهیزات سالن کنفرانس، مانند: دوربین‌ها، نمایشگر، سیستم صوتی و پلتفرم‌های ارتباط تصویری آنلاین و از راه دور است.
دیگر تجهیزات سالن کنفرانس
سیستمهای صوتی پیشرفته در سالن‌های کنفرانس، همایش، سمینار و آمفی‌تئاترها دارای اجزای بسیاری هستند. هریک از این اجزا کاربردهای قابل توجهی دارند و می‌توانند باعث افزایش امکان تعامل افراد حاضر در جلسات شوند. برخی از این تجهیزات عبارتند از:
- میکسرهای صوتی و تصویری
- میکروفن‌های دستی
- انواع پروژکتور
- بالابر ویدئو پروژکتور
- پنل رومیزی سالن کنفرانس (پنل VSP)
- دستگاه ترجمه همزمان (قابل استفاده در سمینارها و همایش های بین المللی)
نکات راهنمای تجهیز سالن کنفرانس
یک سالن کنفرانس مجهز باعث ایجاد ارتباط کاری مناسب بین کارمندان، شرکا، سرمایه‌گذاران و مشتریان می‌شود. تجهیزات سالن‌های همایش و کنفرانس امکان مدیریت بهینه جلسات را نیز برای شما فراهم می‌کنند. در ادامه با برخی نکات مهم و راهنمای تجهیز سالن کنفرانس آشنا می‌شویم.
نیازسنجی قبل از تجهیز
نخستین قدم برای تجهیز سالن کنفرانس این است که بدانید به چه تجهیزاتی نیاز دارید و این تجهیزات قرار است چه نیازهایی را برطرف سازند. البته برای نیازسنجی باید آگاهی نسبی نسبت به کارایی تجهیزات نیز داشته باشید. برای نیاز سنجی باید به این پرسش‌ها پاسخ دهید:
- به چه امکاناتی نیاز داریم؟
- کاربرد هریک از تجهیزات چیست؟
- سیستم صوتی و تصویری مورد نظر باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
- کیفیت صدا و تصویر باید در چه حدی باشد؟
- هزینه خرید، نصب و نگهداری آن‌ها چقدر است؟
امکان مشاوره قبل از تجهیز سالن کنفرانس
تجهیزات صوتی و تصویری سالن‌های همایش و کنفرانس، تجهیزاتی پرشمار و پیچیده هستند؛ بنابراین ممکن است اطلاعات تخصصی و کافی درباره هریک از آن‌ها نداشته باشید. در چنین حالتی بهتر است از اطلاعات و راهنمایی‌های مشاوران فروش این تجهیزات استفاده کنید. به‌طور معمول تمامی شرکت‌های تجهیز کننده سالن کنفرانس و همایش امکان مشاوره قبل از خرید را برای شما فراهم می‌کنند. استفاده از خدمات مشاوره باعث می‌شود تا بتوانید انتخاب‌هایی دقیق و اصولی داشته باشید.
همچنین شما می توانید برای دریافت مشاوره رایگان در خصوص تجهیز سالن کنفرانس با کارشناسان رشد تدبیر نوآور در تماس باشید.
نصب و راه‌اندازی تجهیزات سالن کنفرانس
نصب تجهیزات سالن‌های همایش، کنفرانس و آمفی‌تئاترها کاری کاملا تخصصی است و فقط از افراد آموزش دیده و خبره بر می‌آید. تنظیمات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری این سالن‌ها بسیار پیچیده هستند و کابل‌کشی، ایجاد هماهنگی و انتخاب دقیق محل قرار گرفتن هریک از تجهیزات سالن باید توسط یک تیم فنی و باتجربه انجام شود بنابراین شما می توانید با انتخاب شرکت رشد تدبیر نوآور، نیازهای خود را در این زمینه مرتفع سازید.
آموزش و خدمات پس از فروش
بعد از نصب و راه‌اندازی تجهیزات سالن‌های کنفرانس، همایش و آمفی‌تئاترها نوبت به آموزش افراد می‌رسد. زیرا شما باید بتوانید بدون حضور تیم نصب و راه‌اندازی شرکت فروشنده، از این تجهیزات استفاده کنید و تنظیمات دلخواه خود را روی آن‌ها اعمال کنید.
علاوه‌بر آموزش باید دفاتر راهنمای هریک از تجهیزات را نیز در اختیار داشته باشید تا درصورت نیاز به آن ها مراجعه کنید. نکته بعدی امکان گارانتی و بهره‌مندی از خدمات پس از فروش برای تمامی تجهیزات است. این مساله باعث می‌شود در صورت بروز مشکلات فنی یا نیاز به تعمیر تجهیزات، به شرکت فروشنده تجهیزات رجوع کنید و از خدمات آن‌ها بهره‌مند شوید.
انتخاب شرکت تجهیز سالن کنفرانس
امروزه شرکت‌های بسیاری در زمینه تجهیز انواع سالن‌های همایش، کنفرانس و آمفی‌تئاتر فعالیت می‌کنند. برای انتخاب بهترین شرکت‌ها کافی است به رزومه کاری، سابقه فعالیت، تجهیزات پیشنهادی و خدمات نصب، آموزش، راه‌اندازی و گارانتی این شرکت‌ها دقت کنید. اگر به خدمات مشاوره و تجهیز سالن کنفرانس نیاز دارید، می توانید از تجربیات و تخصص شرکت رشد تدبیر نوآور بهره گیرید.
رشد تدبیر نوآور شرکتی تخصصی در حوزه مشاوره، ساخت، نصب و تجهیز سالن‌های کنفرانس، همایش، سینما و آمفی‌تئاتر است. از جمله خدمات این شرکت می‌توان به طراحی و راه‌اندازی انواع سیستمهای صوتی، تصویری، نورپردازی، فروش انواع سیستم ترجمه همزمان و سیستم تورگاید اشاره کرد. رشد تدبیر نوآور با برنامه‌ریزی دقیق و با استفاده از تیم فنی و کادر مجرب خود می‌تواند به‌روزترین تجهیزات داخل سالن‌ها را با تضمین کیفیت و خدمات گسترده در اختیار شما قرار دهد.