چک لیست خرید تجهیزات سالن کنفرانس
با پیشرفت فناوری تجهیزات کنفرانس، شاهد تبدیل برگزاری نوع سنتی جلسات به مدرن هستیم. اگر به هر دلیلی قصد برگزاری کنفرانس یا همایش را دارید، باید چک لیست مناسبی برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس تهیه کنید. با استفاده از این لیست هنگام انتخاب بهترین گزینه، دچار سردرگمی نمی‌شوید.
تهیه این چک لیست و رعایت نکات مربوط به آن چه تاثیری روی کیفیت برگزاری جلسه می‌گذارد؟ با ما در ادامه این مطلب همراه باشید تا لیست اقلام مورد نیاز سالن یا اتاق کنفرانس خود را بشناسید.
نکاتی که قبل از خرید تجهیزات سالن کنفرانس باید رعایت کنید
برای برگزاری یک جلسه یا همایش چه تجهیزاتی نیاز دارید؟ این سوال احتمالا اصلی‌ترین دغدغه شما برای برگزاری یک کنفرانس موفق است. برای این که هنگام خرید دچار سردرگمی نشوید، بهتر است چک لیستی از تجهیزات مورد نظر خود برای جلسه کنفرانس تهیه کنید. در ادامه به بررسی نکات لازم در این چک لیست می‌پردازیم :
- بررسی کنید که نوع جلسه شما نیاز به سیستم فیلمبرداری خودکار (اتوترک) دارد یا خیر؟
- میزان بودجه خود را برای خرید تجهیزات مورد نیاز برآورد کنید
- اندازه و ابعاد سالن برگزاری جلسه را در نظر بگیرید
- کدام سیستم صوتی برای کنفرانس شما مناسب است؟
- بررسی نیازمندی به نمایشگر ویدیویی در سالن برگزاری جلسه
- اگر نیاز به ویدئو کنفرانس دارید، تجهیزات متناسب با آن را تهیه کنید
آشنایی با چک لیست خرید تجهیزات سالن کنفرانس
اگر قصد برگزاری یک کنفرانس و جلسه کاری در سالن کنفرانس سازمان خود دارید، احتمالا با اهمیت تهیه ملزومات و تجهیزات مناسب آشنا هستید. اگر به هر دلیلی از سیستم‌های نامناسب استفاده کنید، کیفیت برگزاری جلسه افت چشمگیری خواهد داشت. معمولا تجهیز و نصب ملزومات سالن کنفرانس برعهده افراد متخصص است. همچنین تنظیمات این تجهیزات توسط همین متخصصان صورت می‌گیرد، اما اساسا چه تجهیزاتی باید بخرید؟ در زیر لیستی از مهم‌ترین سیستم‌های لازم، برای برگزاری کنفرانس را تهیه کرده‌ایم:
- دوربین کنفرانس متناسب با نوع جلسه
- میکروفن کنفرانس رومیزی مناسب
- پنل رومیزی کنفرانس (پنل VSP) جهت برقراری اتصالات
- میز و صندلی کنفرانسی
- ویدئو پروژکتور
- سیستم صوتی جانبی
- وایت برد و قلم
- کابل صدا و تصویر
در ادامه این مطلب با برخی از مهم‌ترین موارد در خرید تجهیزات سالن کنفرانس آشنا می‌شوید:
از تخته وایت برد مناسب همراه با قلم استفاده کنید
همانطور که می‌دانید بسیاری از همایش‌ها و کنفرانس‌ها در حوزه کسب و کار برگزار می‌شوند. به همین دلیل گاهی اوقات ارائه آمار، ارقام و یا حتی آموزش اجتناب‌ناپذیر می‌شود. در همین راستا یکی از پرکاربردترین ابزارهای جلسات کنفرانس، تخته وایت برد به همراه لوازم جانبی آن است. وجود این تجهیزات برای ارتقا روند کیفی جلسه بسیار حائز اهمیت است. همچنین از آنجایی که این تخته‌ها قابلیت پاک کردن هم دارند، امکان یادداشت فعالیت‌های روزانه و زمان آنها روی تخته وایت برد وجود دارد.
میز و صندلی مناسب انتخاب کنید
قطعا برای برگزاری جلسات از هر نوعی، نیاز به میز و صندلی داریم. شما باید با توجه به نوع و اندازه اتاق جلسه، اقدام به خرید تجهیزات سالن کنفرانس، ازجمله میز و صندلی کنید. فاصله و ابعاد میزها باید به گونه‌ای باشد که نه زیاد به هم نزدیک و نه زیاد از هم دور باشند. همچنین برای انتخاب صندلی که یکی از مهم‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس است، باید هماهنگی نوع و رنگ آن با کل فضای سالن را در نظر بگیرید. این نکته مهم را هم به یاد داشته باشید که در انتخاب صندلی، حتما طراحی ارگونومیک آن را در نظر بگیرید. چرا که این موضوع در راحتی مخاطبین بسیار تاثیرگذار است.
ویدئو پروژکتور تهیه کنید
معمولا برای برگزاری جلسات کوچک، وجود یک نمایشگر کافیست، اما برای برگزاری کنفرانس با تعداد نفرات بیشتر، نیاز به یک ویدئو پروژکتور مناسب دارید. با توجه به پیشرفت تکنولوژی، پروژکتورهای باکیفیتی طراحی و تولید شده‌اند. به همین دلیل تنظیم و کنترل آنها بسیار ساده‌تر شده است.
از میکروفن کنفرانس رومیزی استفاده کنید
یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس، انتخاب میکروفن کنفرانس رومیزی مناسب است. همانطور که می‌دانید کیفیت صدا نقش مهمی در ایجاد ارتباط مناسب مخاطبین جلسه دارد. رایج‌ترین نوع میکروفن‌های کنفرانس، نوع رومیزی آن هستند که کاربردهای بسیار زیادی دارند.
بیشتر بخوانید : خرید میکروفن کنفرانس مناسب
پنل رومیزی کنفرانس (VSP) فراموش نشود
پنل‌های رومیزی VSP در اتاق و سالن‌های کنفرانس، کاربرد بسیار زیادی دارند و شامل پورت‌های برق،USB، شبکه، HDMI، VGA و … هستند و معمولا در سالن‌های کنفرانس از این پنل‌ها برای سهولت در برقراری اتصال دستگاه های مختلف جهت اشتراک‌گذاری صدا و تصویر مخاطبین استفاده می‌شود.
بیشتر بخوانید : پنل VSP چیست؟
تجهیزات صوتی و تصویری مناسب انتخاب کنید
این تجهیزات بیشتر سیستم‌های سالن کنفرانس از جمله؛ بلندگوها، دوربین‌ها، نمایشگرها و … را شامل می‌شوند. به همین دلیل نقش مهمی در برگزاری باکیفیت جلسه کنفرانس ایفا می‌کنند. همچنین درصورتی که تمایل به استفاده از ویدئو کنفرانس اختصاصی برای کنفرانس خود دارید، باید تجهیزات مربوط به هر ویدئو کنفرانس از جمله؛ دوربین، کابل و … را نیز تهیه کنید.
کابل‌های صدا و تصویر متناسب تهیه کنید
هنگام خرید تجهیزات سالن کنفرانس، بررسی سالم بودن کابل صدا و تصویر را فراموش نکنید. همچنین برای جلوگیری از آسیب‌های وارده به این کابل‌ها، حتما آنها را به صورت توکار اجرا کنید تا مزاحمتی برای حاضرین در جلسه نداشته باشد.
جمع‌بندی
توجه داشته باشید که کوچک‌ترین بی‌دقتی در خرید تجهیزات سالن کنفرانس، می‌تواند باعث برگزاری جلسه بی‌کیفیت شود. به همین دلیل در این مطلب چک لیستی از تجهیزات مورد نیاز، برای برگزاری کنفرانس مناسب را ارائه دادیم. با توجه به این نکات و رعایت آنها آمادگی خود را برای برگزاری جلسه‌ای مناسب افزایش دهید. در صورت نیاز به مشاوره پیش از خرید تجهیزات سالن کنفرانس و همایش با کارشناسان رشد تدبیر نوآور در ارتباط باشید!
جهت دریافت اطلاعات بیشتر با شماره های شرکت 02166127120 الی 3 تماس حاصل فرمایید.
