برای راه اندازی و مدیریت یک ویدئو کنفرانس با کیفیت به چه تجهیزاتی نیاز داریم؟
سال‌ها قبل، برگزاری ویدئو کنفرانس، کاری لوکس تلقی می‌شد و تنها شرکت‌های بزرگ می‌توانستند از عهده آن برآیند؛ مشاغل کوچکتر که منابع لازم برای استقرار تجهیزات پیچیده و استخدام کارشناسان فنی را نداشتند، از سایر روش‌های ارتباطی (مانند کنفرانس صوتی) استفاده می‌کردند.
اما در حال حاضر کنفرانس ویدئویی در دسترس‌تر و مقرون به صرفه‌تر شده است. شما به معنای واقعی کلمه می‌توانید این ابزار ارتباطی و همکاری قدرتمند را همراه با تلفن هوشمند خود و در درون جیبتان حمل کنید اما در ابعاد وسیع تر بیایید نگاه عمیقی به موضوع ویدئو کنفرانس و تجهیزات مورد نیاز راه اندازی آن برای اداره موثرتر یک جلسه مجازی داشته باشیم.
ویدئو کنفرانس چیست؟
ویدئو کنفرانس یک نوع ملاقات آنلاین است که در آن دو یا چند نفر در تماس صوتی و تصویری زنده شرکت می‌کنند. شرکت کنندگان با یک اتصال اینترنتی قوی می‌توانند در هر زمان و در هر کجای دنیا که باشند، یکدیگر را ببینند، حرف‌ها را بشنوند و با هم صحبت کنند.
در دنیای تجارت، افراد معمولا از این نوع جلسات آنلاین، برای برقراری ارتباط و همکاری در داخل و خارج از یک سازمان استفاده می‌کنند. فقط لازم است که آنها سخت افزار و نرم افزارهای لازم را تنظیم کنند تا بیشترین بهره را از این تجربه ببرند.
کنفرانس ویدئویی آنلاین افرادی را که از مکان‌های مختلف کار می‌کنند، در یک اتاق جلسه مجازی گرد هم می‌آورد. برای ایجاد این امکان، شما به موارد زیر نیاز دارید:
- اتصال به اینترنت پایدار
- دستگاه نمایش ویدئو (لپ تاپ، مانیتور رومیزی یا صفحه تلویزیون)
- رایانه یا تلفن کنفرانس
- سایر لوازم جانبی (وب کم، میکروفون، هدست، بلندگو و...)
- نرم افزار کنفرانس ویدئویی
البته برخی از سازمان‌ها و دفاتر دارای اتاق‌های ویدئو کنفرانس هستند که در آنها دوربین‌ها و نمایشگرهای ویدئویی با وضوح بالا و همچنین سیستم‌های صوتی با کیفیت بالا که مخصوص جلسات طراحی شده است، نگهداری می‌شود.
انواع ویدئو کنفرانس
کنفرانس نقطه به نقطه
در کنفرانس نقطه به نقطه، تنها دو شرکت کننده در حال برقراری ارتباط از مکان‌های مختلف در زمان واقعی هستند. برای مثال مصاحبه‌های شغلی را در نظر بگیرید. در این مصاحبه‌ها، کارفرمایان می‌توانند با انجام مصاحبه به صورت آنلاین، روند استخدام را تسریع کنند. این امر به ویژه برای شرکت‌هایی که دورکاری ارائه می‌دهند، بسیار رایج شده است.
کنفرانس چند نقطه ای
کنفرانس ویدئویی چند نقطه‌ای شامل سه یا چند شرکت کننده است. به همین دلیل به آن «کنفرانس ویدئویی گروهی» نیز گفته می‌شود. این کنفرانس با تماس چند طرفه که به عنوان یک ویژگی در بسیاری از سیستم‌های تلفن تجاری وجود دارد متفاوت است. با کنفرانس چند نقطه‌ای، می‌توانید جلسات گروه‌های بزرگتر را میزبانی کنید یا به آنها بپیوندید. این مدل جلسات، کار را برای مشاغل با چندین شعبه اداری و کارمندان دورکار، تسهیل می‌کند. در چنین مواردی، یک پل کنفرانسی مفید است.
پل کنفرانس در اصل نرم افزار یا سخت افزاری است که به عنوان مرکز یک تماس کنفرانسی بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد. آن را راهی برای پیوستن گروه‌های مختلف مردم به یک جلسه واحد بدانید. راه‌های زیادی برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس چند نقطه‌ای وجود دارد که معمولا به تعداد سخنرانان فعال در جلسه و تعداد کل شرکت کنندگان در آن بستگی دارد.
نمونه‌ای از برگزاری کنفرانس چند نقطه‌ای را می‌توانید در یک جلسه وبینار مشاهده کنید. وبینار یک ارائه آنلاین است که هدف آن آموزش شرکت کنندگان است. برخلاف جلسات تیمی، که بحث‌ها باز هستند، وبینارها تمرکز خود را بر گوینده یا مجری می‌گذارند. معمولا مشاغل از این قالب برای معرفی محصولات و نسخه‌های نمایشی خود استفاده می‌کنند.
انواع مختلف سیستم های ویدئو کنفرانس
انواع مختلفی از سیستم‌های کنفرانس ویدئویی در بازار وجود دارد که برای استفاده شخصی یا استفاده گروهی و سازمانی کاربرد دارد. به منظور یافتن بهترین سیستم‌های کنفرانس ویدئویی برای نیازهای کسب و کارتان، ضروری است که انواع مختلف این سیستم‌ها را بشناسید. از رایج‌ترین و محبوب‌ترین انواع سیستم‌های کنفرانس ویدئویی می‌توان به سیستم‌های ارتباط از راه دور، یکپارچه، رومیزی، مبتنی بر سرویس و کدک اشاره کرد. در ادامه همراه ما باشید تا با انواع سیستم های ویدئو کنفرانس آشنا شوید.
سیستم کنفرانس ویدئویی Telepresence (حضور از راه دور)
این سیستم طوری طراحی شده است که تا حد امکان میزبان یک جلسه باشد. حتی اگر شرکت کنندگان از نظر فیزیکی در یک اتاق نباشند، تنظیمات آن به آسانی انجام می‌شود. در این سیستم از صفحه نمایش‌های بزرگ استفاده می‌شود و دوربین‌ها در سطح چشم قرار می‌گیرند. نتیجه یک کنفرانس ویدئویی است که به نظر می‌رسد همه شرکت کنندگان در یک اتاق و دور یک میز نشسته‌اند.
سیستم کنفرانس ویدئویی یکپارچه
به طور کلی سیستم‌های یکپارچه، برای ویدئو کنفرانس‌های گروهی طراحی شده که در آن یک سالن کنفرانس متمرکز با تمامی تجهیزات مورد نیاز که شامل سخت افزار و کدک می‌شود، مستقر شده است. تمام دوربین‌های اصلی، نمایشگرها و سایر لوازم جانبی در محل اصلی کنفرانس نصب شده‌اند. سیستم‌های یکپارچه برای جلسات ارائه درون سازمانی و کلاس درس، ایده‌آل است.
سیستم کنفرانس ویدئویی رومیزی/ دسکتاپ
این سیستم، یکی از محبوب‌ترین انواع سیستم‌های کنفرانس ویدئویی در بین کارمندان اداری است. در این سیستم دو انتخاب وجود دارد: یک اشتراک نرم افزاری روی دسکتاپ شما، یا یک کدک سخت افزاری که به عنوان مانیتور کامپیوتر شما عمل می‌کند. با استفاده از این نوع تنظیمات، در حالی که هنوز کنفرانس شروع نشده، سیستم ویدئو کنفرانس مستقیما وارد رایانه شخصی شما می‌شود.
سیستم کنفرانس ویدئویی مبتنی بر سرویس
برای سیستم‌های مبتنی بر سرویس، ارائه دهنده که اغلب مخابرات است، اکثر کنترل‌ها را هنگام راه اندازی شبکه بر عهده دارد. این بدان معناست که شما تنظیمات و کار کمتری انجام می‌دهید. شما فقط هزینه سرویس را پرداخت می‌کنید و ارائه دهنده شما آن را مدیریت می‌کند تا راحت‌تر عمل کنید. اگر نمی‌خواهید با نکات فنی مشکل داشته باشید، این سیستم بسیار تسهیل کننده است.
کدک
این سیستم جایگزین، بیشتر شبیه یک چارچوب ویدئویی مبتنی بر سالن کنفرانس است زیرا از صفحه نمایش، دوربین و میکروفون خارجی که همان چارچوب برای اتاق جلسات شما است، استفاده می‌کند. این بهترین تصمیم برای کسی است که از یک یادداشت در دفتر خود استفاده می‌کند و باید در یک ارائه فیزیکی همکاری کند، یا افراد دیگری که دوست دارند هنگام تماس در فضا قدم بزنند. فضای بین شما و کدک، انعطاف پذیری لازم را برای استفاده از فضای مد نظرتان امکان پذیر می‌کند.
آشنایی با رایج‌ترین نرم افزارها و سخت افزارهای ویدئو کنفرانس
به منظور راه اندازی یک سیستم ویدئو کنفرانس با کیفیت ، به یک زیرساخت سخت افزاری و نرم افزاری مناسب و حرفه ای نیاز داریم که در ادامه به بررسی آن ها خواهیم پرداخت.
بهترین نرم افزارهای کنفرانس ویدئویی
در حقیقت موفقیت کنفرانس‌های ویدئویی شما، بستگی به اتصالات صوتی و تصویری با کیفیت بالا و انتخاب نرم افزار شما دارد. شما باید کاری کنید که کارکنان یا اعضای تیم‌تان احساس بهتری با کنفرانس داشته باشند و نرم افزاری را به کار بگیرید که بهترین پشتیبانی را به آنها ارائه دهد. نرم افزارهایی مثل zoom، meet، webex و مواردی از این قبیل، جزء بهترین و محبوب‌ترین نرم افزارهای ویدئو کنفرانسی هستند که به وفور استفاده می‌شوند.
برای تشکیل ویدئو کنفرانس به چه سخت افزارهایی نیاز دارم؟
سخت افزار کنفرانس ویدئویی در اشکال و اندازه‌های مختلف وجود دارد. اگر شما یک کارمند معمولی دورکار هستید، ممکن است به چیزی بیشتر از یک وب کم و یک هدست با کیفیت، احتیاج نداشته باشید. تا زمانی که به نرم افزارهای ویدئویی شرکت خود دسترسی داشته باشید، می‌توانید مانند دیگران وارد جلسه شوید. برخی از کارکنان حتی با استفاده از تلفن هوشمند خود و دوربین سلفی و تجهیزات صوتی تلفن‌شان، کنفرانس ویدئویی تشکیل می‌دهند. اما اگر تمایل دارید تجربیات همه جانبه کنفرانس ویدئویی را میزبانی کنید، ممکن است بخواهید روی یک راه حل جامع‌تر سرمایه گذاری کنید و یک سالن کنفرانس برای سازمان‌تان ترتیب دهید. برای این کار نیاز به تهیه یکسری اجزای سخت افزاری دارید. این تجهیزات عبارتند از:
مانیتور، لپتاپ یا تلفن هوشمند
میکروفون
هدست
تخته هوشمند
هدفون
دوربین
بلندگو
سخن پایانی
هر یک از مواردی که برای تجهیزات اتاق کنفرانس برشمردیم جزء جدا نشدنی و ضروری یک سالن کنفرانس حرفه‌ای است و به شما کمک می‌کند تا بیشترین بهره‌وری را از وسایل موجود ببرید و یک کنفرانس با کیفیت، ساختار یافته و تعاملی داشته باشید. امیدواریم مطالعه مطلب حاضر برایتان مثمر ثمر واقع شود.
شرکت رشد تدبیر نوآور با سابقه چندین ساله در زمینه مشاوره، فروش و راه‌اندازی سیستم ویدئو کنفرانس و تجهیزات مرتبط با آن همراه شماست. برای خرید، اجاره یا دریافت مشاوره در خصوص راه اندازی سیستم ویدئو کنفرانس تنها کافی است با کارشناسان ما تماس بگیرید.