نکات مهم در انتخاب میز کنفرانس مناسب

حتی تصور وجود میز نامناسب و ناهماهنگ برای برگزاری جلسه‌ هم ناخوشایند و آزاردهنده است. انتخاب میز کنفرانس مناسب هم به اندازه سایر سیستم‌های مورد نیاز از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین دلیل هنگام انتخاب و خرید میز برای برگزاری جلسه، حتما باید نکاتی را رعایت کنید.

همانطور که می‌دانید مدیران بیشتر وقت خود را در انواع و اقسام جلسات و کنفرانس‌ها سپری می‌کنند. به این ترتیب برگزاری کنفرانس به بهترین شکل، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران در ارگان‌ها و شرکت‌های مختلف است. میز کنفرانس یکی از مهم‌ترین لوازم مورد نیاز در برگزاری جلسات است. برای انتخاب بهترین گزینه چه نکاتی را باید رعایت کنیم؟ با توجه به ابعاد مکان برگزاری کنفرانس، چه نوع میزی مناسب است؟

در مقاله قبلی به بررسی انواع میز کنفرانس پرداختیم، در این مطلب همراه ما باشید تا اطلاعات جامعی در مورد انتخاب بهترین میز کنفرانس داشته باشید.

بررسی 5 نکته طلایی که هنگام انتخاب میز کنفرانس مناسب باید رعایت کنید

همانطور که می‌دانید فراهم کردن تمام لوازم مورد نیاز برگزاری یک کنفرانس مناسب، برای کارفرمایان و مدیران از اهمیت بالایی برخوردار است. میز کنفرانس هم یکی از مهم‌ترین آیتم‌هایی است که برای برگزاری باکیفیت جلسه مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما برای انتخاب مناسب‌ترین گزینه چه راهکاری وجود دارد؟ در ادامه به بررسی 5 نکته مهم در انتخاب میز کنفرانس می‌پردازیم.

تعداد شرکت‌کنندگان را در نظر داشته باشید

تعیین ظرفیت اتاق یکی از بدیهیات برگزاری یک جلسه گروهی است. این موضوع هم برای تدارکات مناسب و هم انتخاب میز و صندلی حائز اهمیت است. با توجه به تعداد نفرات، نوع صندلی‌ها و حتی نوع نشستن افراد هم تعیین می‌شود. بعد از انتخاب صندلی نوبت به بررسی میز مناسب می‌رسد. در واقع نوع و اندازه میز نشان می‌دهد که باید چه تعداد صندلی در اطراف آن قرار بگیرند. همچنین باید فضای کافی برای نشستن و جابجا شدن مخاطبین در نظر بگیرید. نباید تعداد شرکت‌کنندگان در کنفرانس بیشتر از ظرفیت فضای جلسه باشد.

اندازه اتاق را تعیین کنید

مهم‌ترین نکته در انتخاب میز کنفرانس مناسب، بررسی اندازه و ابعاد اتاق برگزاری کنفرانس است. ابتدا باید مطمئن شوید که فضای کافی برای نشستن افراد در اطراف میز وجود دارد یا خیر. با توجه به ابعاد اتاق می‌توانید اندازه میزهای خود را سفارش دهید. همچنین برای چیدن میز، فاصله قرارگیری با در و پنجره‌ها را هم در نظر داشته باشید. این فاصله باید به گونه‌ای باشد که افراد دسترسی راحتی به آنها داشته باشند. اگر اندازه اتاق را به درستی ارزیابی نکنید، فضاهای زیادی را اشغال کرده یا از دست می‌دهید.

هماهنگی و زیبایی فضای اتاق را فراموش نکنید

در انتخاب میز برای برگزاری جلسه، حتما طراحی و زیبایی فضای کنفرانس خود را هم در نظر داشته باشید. این زیبایی، شامل؛ هماهنگی رنگ، انتخاب رنگ مناسب، هماهنگی فرم و شکل میز و صندلی و … است. هنگامی که این اصول را رعایت کنید، کیفیت جلسه کنفرانس شما هم افزایش پیدا می‌کند. همچنین به یاد داشته باشید که قبل از خرید، حتما نوع میز جلسه (کلاسیک یا مدرن) را با سلیقه خود مشخص کنید.

منابع تغذیه و پریز برق را درنظر داشته باشید

شاید این سوال در ذهن شما ایجاد شود که منابع تغذیه و پریز برق چه ارتباطی با انتخاب میز کنفرانس مناسب دارند؟ همانطور که می‌دانید شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان جلسه احتمالا از لپ تاپ، تلفن همراه، ویدئو کنفرانس، سیستم صوتی و … استفاده خواهند کرد. به همین دلیل نحوه قرارگیری این تجهیزات و میز کنفرانس باید با توجه به منابع تغذیه و پریزها صورت بگیرد؛ در غیر این صورت علاوه‌بر عدم‌رضایت مخاطبان؛ با آسیب‌ها و مشکلاتی هم دست و پنجه نرم خواهید کرد.

قطعا شما قصد ندارید که حین برگزاری جلسه‌ای بسیار مهم، درگیر پیدا کردن منبع تغذیه و پریز برق باشید! به همین دلیل هنگام انتخاب و چیدمان میز کنفرانس، این تجهیزات برقی را هم مد نظر قرار دهید تا فضای لازم برای نصب پنل VSP (پنل رومیزی کنفرانس) بر روی میز کنفرانسی وجود داشته باشد.

بیشتر بخوانید : پنل VSP و کاربرد آن در سالن‌های کنفرانس

بودجه خود را برآورد کنید

برای انتخاب میز کنفرانس، باید هزینه آن و بودجه خود را هم در نظر داشته باشید. همانطور که می‌دانید برای خرید و سفارش میز کنفرانس، گزینه‌های بسیار زیادی روی میز وجود دارد! همه این میزها دارای رنج‌های قیمت متفاوتی هستند. این نکته را به یاد داشته باشید که گران‌قیمت‌ترین گزینه، همیشه بهترین نیست و ارزان‌ترین گزینه هم صرفا باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های شما نمی‌شود. معمولا قیمت نهایی میز کنفرانس بر اساس پارامترهای مختلفی ازجمله؛ جنس و متریال، اندازه و … تعیین می‌شود. به این ترتیب هنگام انتخاب میز کنفرانس، باید بودجه و نیاز خود را هم در نظر داشته باشید.

همانطور که اشاره شد انواع میز کنفرانس را می‌توانید با توجه به کاربری مدنظر خود سفارش دهید. وجود کارشناسان و متخصصین باتجربه این حوزه در طراحی و مشاوره بسیار حائز اهمیت است. در همین راستا شرکت رشد تدبیر نوآور، در زمینه طراحی و ساخت انواع میزکنفرانس، آماده همکاری و مشاوره در این زمینه برای برگزاری بهتر کنفرانس‌های شماست.

انتخاب میز کنفرانس مناسب برای برگزاری جلسات طولانی مدت

همانطور که می‌دانید برخی از میزها از رویه شیشه‌ای برخوردار هستند. ابتدا بهتر است از باکیفیت بودن جنس و مقاومت شیشه اطمینان حاصل کنید. اگر جلساتی که برگزار می‌کنید از نظر زمانی بسیار طولانی هستند، بهتر است از میزهای شیشه‌ای استفاده نکنید. چرا که شیشه خیلی زود کثیف شده و نیاز به نظافت دارد. به این ترتیب وقت زیادی را باید اختصاص به تمیز کردن آن دهید.

برای این گونه جلسات بهتر است از میزهایی با دوام بالا استفاده کنید. معمولا وقتی جلسات طولانی می‌شوند، نیاز به پذیرایی هم اهمیت بیشتری پیدا می‌کند؛ بنابراین باید میزی را انتخاب کنید که پتانسیل پذیرایی را هم داشته باشد. در این مورد هم باید بودجه و نیاز جلسه خود را در نظر داشته باشید.

انتخاب میز کنفرانس مناسب؛ بررسی استانداردهای مورد نیاز

همانطور که اشاره شد توجه به ابعاد و اندازه محل برگزاری کنفرانس از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین دلیل در ادامه به بررسی انواع میزهای مناسب برای فضاهای مختلف می‌پردازیم.

• میز کنفرانس گرد: معمولا از این میزها برای فضاهای کوچکی مثل، دفتر کار یا شخصی استفاده می‌کنند.
• میز کنفرانس مربعی: این شکل از میزها که سطح کاری بیشتری نسبت به میز گرد ارائه می‌دهند، برای جلسات گروهی و تیمی کوچک مناسب هستند.
• میز کنفرانس مستطیلی: معمولا از این میزها به دلیل سطوح کاری زیادی که دارند، برای جلسات رسمی و بزرگ استفاده می‌کنند. این نوع میزها معمولا صندلی‌های بیشتری را هم دربرمی‌گیرند.
• میز کنفرانس قایقی: این نوع میزها در میانه خود بسیار عریض هستند؛ بنابراین برای جلساتی که نیاز به زاویه دید مناسب برای همه افراد وجود دارد، تناسب بیشتری دارند.

بیشتر بخوانید : انواع میز کنفرانس و هر آنچه باید بدانید

کلام پایانی

همانطور که در این مطلب اشاره شد، انتخاب میز کنفرانس مناسب برای برگزاری جلسه باکیفیت از اهمیت بالایی برخوردار است. برای این که هنگام خرید بهترین گزینه را انتخاب کنید، 5 نکته کلیدی و بسیار مهم را در این مطلب به شما معرفی کردیم.

شرکت رشد تدبیر نوآور، در زمینه طراحی و تولید میزهای  کنفرانسی و سیستم‌های کنفرانس، آماده همکاری و مشاوره به شما برای برگزاری باکیفیت جلسات است.

جهت دریافت اطلاعات بیشتر با شماره های شرکت 02166127120 الی 3 تماس حاصل فرمایید.