8 گام طلایی برای برگزاری کنفرانس کاری موثر

برگزاری کنفرانس کاری در نوع خود، کار بزرگی محسوب می‌شود. هرچقدر کنفرانسی که برگزار می‌کنید بزرگ‌تر باشد، قطعا نیازمند برنامه‌ریزی و توجه بیشتری است.‌ برگزاری کنفرانس موفق نوعی هنر و علم محسوب می‌شود. یک رویداد کاری موفق، مزایای بسیاری برای مخاطبان هدف به دنبال دارد. با برگزاری کنفرانس کاری در حقیقت فرصتی به‌ افراد دیگر داده می‌شود تا کسب‌و‌کار شما را بهتر بشناسند. همچنین باعث مشارکت بیشتر شما با تامین‌کنندگان، برای کسب درآمد بیشتر می‌شود.

اگر قصد برگزاری یک کنفرانس کاری اثر بخش را دارید یا صرفا علاقه‌مند به این موضوع هستید، تا انتها همراه ما باشید تا در ادامه با 8 گام کلیدی برگزاری یک رویداد و کنفرانس کاری موفق آشنا شوید.

گام اول؛ انتخاب تجهیزات صوتی تصویری و میکروفن کنفرانس مناسب

انتخاب تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری با کیفیت مناسب، نقش موثری در برگزاری کنفرانس موفق دارد. به‌همین جهت یکی از راه‌های ارتقا کیفیت برگزاری جلسه، به‌کارگیری بهترین تجهیزات صوتی، تصویری و سیستم میکروفن کنفرانس مناسب برای سالن برگزاری جلسات است.

مناسب بودن و کیفیت بالای این تجهیزات، باعث می‌شود تا صدا با بهترین کیفیت به مخاطبان حاضر در کنفرانس برسد و در نتیجه استفاده از تجهیزات مناسب، به‌شکل قابل‌توجهی کیفیت برگزاری یک جلسه کاری را بالا می‌برد.

گام دوم؛ موضوع کنفرانس را انتخاب کنید

قطعا برگزاری کنفرانس کاری موثر، نیاز به موضوعی برای ارائه دارد. باید بدانید مخاطبین هدف شما به‌دنبال چه‌ چیزی هستند. مضامین جذاب و هیجان‌انگیز که باعث برانگیخته شدن واکنش احساسی در مخاطب می‌شود را انتخاب کنید. موضوعی انتخاب کنید که جلسه را فعال کند و افراد حاضر را به بحث و گفت‌و‌گو بکشاند.

موضوع و عنوان کنفرانس است که باعث گردهمایی مخاطبین شما می‌شود. برای تبلیغات و برندسازی کنفرانس از طراحی لوگوی مناسب، ایجاد پوستر و رسانه‌های اجتماعی غافل نشوید.

گام سوم؛ تیم متخصص تشکیل دهید

احتمالا سازماندهی و برگزاری یک کنفرانس موفق به‌تنهایی غیرممکن است. به‌همین دلیل برای این که جلسه‌ای موثر داشته باشید، نیاز به تشکیل تیم‌های تخصصی دارید. متعهدبودن اعضای تیم برای برگزاری کنفرانس کاری موثر از اهمیت بالایی برخوردار است. برای ایجاد تیم تخصصی، باید مسئولیت‌های مختلف زیر را مشخص کنید:

• برنامه‌ریزی: یک گروه از اعضای تیم را مسئول بررسی مکان برگزاری جلسه، پذیرایی و … کنید.
• اجرا: یک نفر یا گروهی از اعضا را برای ثبت‌نام، تهیه و فروش بلیت و برقراری ارتباط با مخاطبین در حین جلسه انتخاب کنید.
• تبلیغات و بازاریابی: به اعضای این گروه مسئولیت فعالیت در رسانه‌های اجتماعی، ارتباط با رسانه‌ها و تبلیغات کنفرانس را بدهید.
• جذب اسپانسر: این گروه، مسئول تامین و جذب حامیان مالی و جمع‌کردن کمک‌های مالی مورد نیاز جلسه است.
• داوطلب‌ها: به تعدادی از افراد داوطلب، مسئولیت فعالیت‌های روز برگزاری کنفرانس، ازجمله مدیریت ورود و خروج، راهنمایی مخاطبین، بررسی بلیت و… را بدهید.

گام چهارم؛ هزینه‌ها و درآمدها را پیش‌بینی کنید

صرف نظر از جذب اسپانسر و کمک مالی برای کنفرانس، باید پیش‌بینی و برنامه‌ریزی مناسبی از درآمدها و هزینه‌های کنفرانس داشته باشید. این کار کمک می‌کند تا ارزش و قیمت شرکت در کنفرانس را ارزیابی کنید. همچنین برآورد هزینه‌ها در بستن قرارداد اسپانسری مناسب، لازم و حیاتی است.

فعالیت‌هایی که بودجه آنها را باید پیش‌بینی کنید، شامل محل برگزاری، حمل‌و‌نقل، تدارکات، تبلیغات، تجهیزات صوتی و تصویری و … می‌شوند.

گام پنجم؛ اسپانسر مناسب جذب کنید

اگر به‌تنهایی توان مالی برگزاری کنفرانس کاری موثر را ندارید، باید برای کمک مالی به‌دنبال مذاکره و جذب حامی مالی مناسب باشید. منظور از اسپانسر مناسب تامین نیاز مالی و هماهنگی ارزش آن با موضوع کنفرانس شماست. قطعا اسپانسری فست فود برای دستگاه تناسب اندام نامناسب است.

بنابراین سعی کنید از حامیان مالی مرتبط با موضوع اصلی کنفرانس کمک بگیرید. نکته مهمی که در انتخاب اسپانسر باید درنظر داشته باشید، تاثیر آن در روند برگزاری جلسه است. باید مشخص کنید که اسپانسر شما تا چه حدی می‌تواند از تبلیغات برند خود در مکان برگزاری جلسه استفاده کند.

گام ششم؛ زمان دقیق برگزاری کنفرانس را مشخص کنید

برای برگزاری یک کنفرانس کاری موثر، بهتر است زمان آن را از چند ماه قبل مشخص کنید. همچنین برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر طول مدت برگزاری جلسه را نیز پیش‌بینی کنید. برخی کنفرانس‌های بسیار بزرگ ممکن است چند روز به طول بینجامند.

برای انتخاب زمان مناسب برگزاری کنفرانس، بهتر است نکات زیر را رعایت کنید:

• سعی کنید کنفرانس را در تعطیلات تابستانی یا عید برگزار نکنید.
• تاریخی را انتخاب نکنید که با برگزاری سایر رویدادها یا جشنواره‌های مهم همزمان شود.
• با توجه به وضعیت شغلی مخاطبین خود تصمیم بگیرید که کنفرانس در چه روزی از هفته برگزار شود.

گام هفتم؛ محل برگزاری کنفرانس را انتخاب کنید

بعد از مشخص‌کردن زمان دقیق برگزاری کنفرانس، نوبت انتخاب مکان برگزاری کنفرانس است. با توجه به نیازهای جلسه مورد نظر اقدام به جستجوی مکان مناسب بکنید. مکان‌هایی که می‌توانند از رویداد شما میزبانی کنند، شامل موارد زیر هستند:

• سالن کنفرانس و جلسات سازمان شما
• سالن همایش و اجتماعات سازمان و شرکت شما
• هتل‌ها
• دانشگاه‌ها
• تالارهای پذیرایی

برای انتخاب مکان مناسب برای برگزاری یک کنفرانس کاری موثر، جنبه‌های دیگری نیز موثر هستند. فاکتورهای انتخاب مکان مناسب شامل موارد زیر می‌شوند:

• اندازه محل برگزاری
• فضا و جو محیطی مکان موردنظر
• اندازه محل برگزاری کنفرانس
• محل پذیرایی مناسب
• حمل‌و‌نقل و دسترسی مناسب
• جنبه‌های فنی مناسب (تجهیزات صوتی و تصویری)

گام هشتم؛ پذیرایی مناسبی از مخاطبین خود داشته باشید

پذیرایی از میهمانان کنفرانس از بخش‌های مهم برگزاری کنفرانس موفق است. معمولا مکان برگزاری کنفرانس مسئولیت پذیرایی را برعهده می‌گیرد. در غیر این صورت باید از فروشندگان بیرونی استفاده کنید.

برای این کار ابتدا مطمئن شوید که شرکت پذیرایی موردنظرتان، توانایی تدارکات مناسب را دارد یا نه. گزینه مناسب برای انتخاب، شرکت پذیرایی نزدیک به محل برگزاری کنفرانس است. همچنین تعداد نفرات نهایی را برای تعیین نوع پذیرایی مشخص کنید.

در پایان

در این مطلب 8 گام کلیدی برای برگزاری یک کنفرانس کاری موثر را بررسی کردیم. با رعایت نکات مهم برگزاری کنفرانس در این گام‌ها، سازماندهی مناسبی برای کنفرانس خود خواهید داشت. حالا می‌توانید با انتخاب موضوع مناسب، تامین منابع مالی موردنیاز، مکان مناسب، زمان مناسب و پذیرایی مناسب از مخاطبان کنفرانس کاری خود را برنامه‌ریزی کنید.