سیستم کنفرانس؛ مشخصات، قیمت و خرید آن چگونه است؟

داشتن یک سیستم کنفرانس مناسب یکی از اصلی‌ترین نیازهای سازمان، شرکت‌ها و ادارات مختلف دولتی و خصوصی برای برگزاری جلسات، همایش‌ها، سمینارها و سایر رویدادهای مشابه است.

با این حال، کارکرد این سیستم تنها به این موارد محدود نمی‌شود. در این نوشتار با ما همراه باشید تا به نکات مهمی در خصوص ویژگی‌ها، کاربردها، قیمت و در نهایت خرید سیستم کنفرانس صوتی و تصویری اشاره کنیم. ابتدا بد نیست تعریفی از آن داشته باشیم.

سیستم کنفرانس
سیستم کنفرانس

سیستم کنفرانس چیست و چه مشخصاتی دارد؟

سیستم کنفرانس را می‌توان مجموعه‌ای از تجهیزات صوتی و تصویری تعریف کرد که در برگزاری هر چه بهتر یک رویداد به کار می‌روند. خواه این رویداد یک همایش ملی در سالن اجتماعات وزارت کشور باشد یا حتی یک جلسه علمی ساده در اتاق کنفرانس دانشگاه؛ تفاوت چندانی نخواهد داشت.

همواره یکی از دغدغه‌های اصلی برگزارکنندگان جلسات، همایش‌ها و رویدادها، مدیریت دقیق آن است که این دغدغه با خرید سیستم کنفرانس مناسب پاسخ داده می‌شود. سیستم کنفرانس دارای انواع مختلفی بوده و بسته به نیاز سازمان‌ها می‌توان از تجهیزات آن به روش‌های گوناگون استفاده کرد.

اجزای این سیستم را در یک دسته‌ بندی کلی می‌توان به سه دسته کلی وسایل نورپردازی، سیستم صوتی (سیستم صوت جانبی) و سیستم تصویری تقسیم کرد که هر کدام دارای تجهیزات خاص خود هستند. ثقل مرکزی تمامی این تجهیزات را می‌توان سیستم میکروفن کنفرانس دانست. به طوری که صدا و تصویر از تمامی حضار و بخش‌های سالن را دریافت و پس از پردازش دوباره انتقال می‌دهد.

سیستم کنفرانس صوتی و تصویری دارای چه تجهیزاتی است؟

سیستم میکروفن کنفرانس 

 

سیستم میکروفن کنفرانس از تجهیزات مختلفی تشکیل شده که هر کدام وظیفه خاص خود را بر عهده دارند. از جمله این تجهیزات می‌توان به سیستم کنترل مرکزی کنفرانس اشاره کرد که به آن منبع تغذیه نیز گفته می‌شود. این دستگاه هسته مرکزی سیستم بوده و ظیفه مدیریت و پردازش صوت و تصویر را بر عهده دارد.

از دیگر تجهیزات این سیستم می‌توان به میکروفن کنفرانس ریاست جلسه که قابلیت‌‌های بیشتری نسبت به میکروفن‌های دیگر داشته و به رئیس جلسه امکان مدیریت جلسات را می‌دهد و همچنین کابل‌های ارتباطی، میکروفن شرکت کنندگان اشاره نمود. هر کدام از این اجزا ممکن است در چندین مدل و انواع مختلف در بازار موجود باشند.

سیستم صوت 

 

تجهیزات سیستم کنفرانس صوتی و تصویری همانگونه از نام آن پیداست به دو بخش صدا و تصویر تقسیم می‌شود. البته ممکن است برخی سازمان‌ها تمامی این تجهیزات را نیاز نداشته باشند. از مهم‌ترین تجهیزات آن می‌توان به میکروفن کنفرانس اشاره کرد که اصلی‌ترین نقش را در دریافت و پخش صدا دارد.

این سیستم متشکل از انواع تجهیزات صوتی مانند بلندگو ها در انواع مختلف بلندگوی سقفی، بلندگوی دیواری، آمپلی فایر، میکسرهای صوتی، میکروفن ها در انواع مختلف میکروفن رومیزی، میکروفن دستی، میکروفن یقه ای و دیگر تجهیزات صوتی مورد نیاز در یک سالن کنفرانس یا همایش می باشد.

 

سیستم تصویری

 

از سیستم های تصویری موجود در یک سالن می توان به ویدئو پروژکتور، میکسرهای تصویر، دوربین جهت تصویر برداری به دو صورت دستی و یا اتوماتیک با قابلیت راه اندازی اتوترک، دوربین های مداربسته، مانیتورها و … اشاره نمود.

در بخش تصویری، ویدئو پروژکتور معمولاَ یکی از مهم‌ترین تجهیزات سیستم است که وظیفه پخش تصاویر را بر عهده دارد. سیستم پخش تصویر، سیستم تصویربرداری خودکار و دوربین‌ قابل کنترل، مانیتور کنفرانس و برخی دیگر از تجهیزات صوتی و تصویری نیز معمولا به هنگام خرید سیستم کنفرانس مجهز قرار دارند.

تجهیزات جانبی

 

در کنار دیگر تجهیزات صوتی و تصویری نیازمند به کارگیری تجهیزات جانبی نیز خواهیم بود که پنل vsp (پنل رومیزی کنفرانس) و مانیتور لیفت در رأس آن ها قرار دارد.

پنل رومیزی کنفرانس در واقع باکسی است که بر روی میزهای کنفرانس نصب می گردد و بسته به نوع پنل نصبی امکان دسترسی به انواعی از پورت ها مانند USB، HDMI، VGA، Audio ، شبکه و برق جهت سهولت در برقراری اتصالات فراهم می گردد.

مانیتور لیفت نیز دستگاهی جهت نصب مانیتورها درون میزهای کنفرانس به صورت توکار می باشد و اغلب در راستای حفظ ایمنی مانیتورها و سازماندهی ظاهر سالن های کنفرانس مورد استفاده قرار می گیرد.

انواع سیستم کنفرانس کدام اند؟

قبل از هر چیزی باید گفت که برخی از سازمان‌ها به جای خرید سیستم کنفرانس معمولا اجاره سیستم کنفرانس را ترجیح می‌دهند. با این حال، هر خریدار باید از قبل در خصوص انواع سیستم آشنایی نسبی داشته باشد. سیستم‌های کنفرانس را می‌توان در یک تقسیم‌بندی کلی به دو دسته آنالوگ و دیجیتال دسته‌ بندی کرد.

سیستم آنالوگ معمولا قدیمی‌تر بوده و در گذشته بیشتر مورد استفاده قرار می‌گرفت. این سیستم امکانات کمتری در مقابل سیستم دیجیتال دارد. با این حال، معمولا قیمت سیستم کنفرانس آنالوگ پایین‌تر از نسخه دیجیتال آن خواهد بود. سیستم آنالوگ بیشتر از طریق سیگنال اقدام به دریافت، تقویت و ارسال صوت و صدا می‌کند.

این در حالی است که سیستم دیجیتال امکانات بسیار بیشتری را با خود به همراه دارد و البته قیمت آن نیز معمولا بالاتر است. سیستم دیجیتال از امکانات متعددی نظیر سیستم رای‌گیری، ترجمه همزمان و سیستم اتوترکینگ بهره می‌برد. اتوترکینگ به حالتی گفته می‌شود که در آن به هنگام پخش صدا از هر میکروفن، سیستم به صورت خودکار اقدام به تصویربرداری از آن خواهد کرد.

سیستم کنفرانس دیجیتال باسیم

قابلیت ها و کارکردهای سیستم کنفرانس چیست؟

شما با خرید سیستم کنفرانس صوتی تصویری می‌توانید کارکردهای مختلفی را از آن مشاهده کنید. با این حال، اکثر سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از آن استفاده کرده‌اند، چند کارکرد خاص زیر را جزء مهم‌ترین کارکردهای سیستم به حساب می‌آورند.

مدیریت منظم رویدادها

 
با استفاده از سیستم کنفرانس مدیر جلسه یا همایش می‌تواند با استفاده از قابلیت های سیستم به خوبی رویداد مورد نظر را مدیریت کند و سخنرانی تمامی حضار را کنترل کند. همچنین وی می‌تواند برای سخنرانان وقت تعیین کرده تا به صورت منظم صحبت کنند.

صرفه جویی در زمان

 
بدون داشتن یک سیستم کنفرانس صوتی و تصویری مناسب به خوبی نمی‌توان از زمان محدود جلسات استفاده بهینه کرد. این در حالی است که سیستم مذکور با نظم‌بخشی به رویدادها باعث می‌شود برنامه رویدادها طبق روال از قبل در نظر گرفته شده پیش برود.

امکان رأی گیری

 

برخی از همایش‌ها خصوصا رویدادهای علمی یا حتی سیاسی نیاز به رای‌گیری همزمان دارد. قابلیت رای‌گیری یکی از بهترین قابلیت‌های سیستم برای افراد حاضر در همایش بوده که از ایجاد بی‌نظمی جلوگیری می‌کند.

قابلیت ترجمه همزمان

 

بسیاری از همایش‌ها و رویدادها به صورت بین‌المللی برگزار می‌شوند که افرادی به عنوان مهمان از کشورهای مختلف حضور خواهند داشت. قابلیت ترجمه همزمان بهترین راهکار برای مدیریت کردن اینگونه رویدادها خواهد بود.
 

آرشیو سازی

 

در گذشته بسیاری از برگزارکنندگان رویدادها از این مساله گلایه داشتند که از مستندات موجود در رویدادهای خود هیچگونه آرشیوی در اختیار ندارند. این در حالی است که سیستم کنفرانس تصویری با داشتن دوربین‌های حرفه‌ای امکان ثبت و مستندسازی صدا و تصویر را دارد.