داشتن یک سیستم کنفرانس مناسب یکی از اصلی‌ترین نیازهای سازمان، شرکت‌ها و ادارات مختلف دولتی و خصوصی برای برگزاری جلسات، همایش‌ها، سمینارها و سایر رویدادهای مشابه است.
با این حال، کارکرد این سیستم تنها به این موارد محدود نمی‌شود. در این نوشتار با ما همراه باشید تا به نکات مهمی در خصوص ویژگی‌ها، کاربردها، قیمت و در نهایت خرید سیستم کنفرانس صوتی و تصویری اشاره کنیم. ابتدا بد نیست تعریفی از آن داشته باشیم.
سیستم کنفرانس چیست و چه مشخصاتی دارد؟
سیستم کنفرانس را می‌توان مجموعه‌ای از تجهیزات صوتی و تصویری تعریف کرد که در برگزاری هر چه بهتر یک رویداد به کار می‌روند. خواه این رویداد یک همایش ملی در سالن اجتماعات وزارت کشور باشد یا حتی یک جلسه علمی ساده در اتاق کنفرانس دانشگاه؛ تفاوت چندانی نخواهد داشت.
همواره یکی از دغدغه‌های اصلی برگزارکنندگان جلسات، همایش‌ها و رویدادها، مدیریت دقیق آن است که این دغدغه با خرید سیستم کنفرانس مناسب پاسخ داده می‌شود. سیستم کنفرانس دارای انواع مختلفی بوده و بسته به نیاز سازمان‌ها می‌توان از تجهیزات آن به روش‌های گوناگون استفاده کرد.
اجزای این سیستم را در یک دسته بندی کلی می‌توان به سه دسته کلی وسایل نورپردازی، سیستم صوتی (سیستم صوت جانبی) و سیستم تصویری تقسیم کرد که هر کدام دارای تجهیزات خاص خود هستند. ثقل مرکزی تمامی این تجهیزات را می‌توان سیستم میکروفن کنفرانس دانست. به طوری که صدا و تصویر از تمامی حضار و بخش‌های سالن را دریافت و پس از پردازش دوباره انتقال می‌دهد.
سیستم کنفرانس صوتی و تصویری دارای چه تجهیزاتی است؟
سیستم میکروفن کنفرانس
سیستم میکروفن کنفرانس از تجهیزات مختلفی تشکیل شده که هر کدام وظیفه خاص خود را بر عهده دارند. از جمله این تجهیزات می‌توان به سیستم کنترل مرکزی کنفرانس اشاره کرد که به آن منبع تغذیه نیز گفته می‌شود. این دستگاه هسته مرکزی سیستم بوده و ظیفه مدیریت و پردازش صوت و تصویر را بر عهده دارد.
از دیگر تجهیزات این سیستم می‌توان به میکروفن کنفرانس ریاست جلسه که قابلیتهای بیشتری نسبت به میکروفن‌های دیگر داشته و به رئیس جلسه امکان مدیریت جلسات را می‌دهد و همچنین کابل‌های ارتباطی، میکروفن شرکت کنندگان اشاره نمود. هر کدام از این اجزا ممکن است در چندین مدل و انواع مختلف در بازار موجود باشند.
سیستم صوت
تجهیزات سیستم کنفرانس صوتی و تصویری همانگونه از نام آن پیداست به دو بخش صدا و تصویر تقسیم می‌شود. البته ممکن است برخی سازمان‌ها تمامی این تجهیزات را نیاز نداشته باشند. از مهم‌ترین تجهیزات آن می‌توان به میکروفن کنفرانس اشاره کرد که اصلی‌ترین نقش را در دریافت و پخش صدا دارد.
این سیستم متشکل از انواع تجهیزات صوتی مانند بلندگو ها در انواع مختلف بلندگوی سقفی، بلندگوی دیواری، آمپلی فایر، میکسرهای صوتی، میکروفن ها در انواع مختلف میکروفن رومیزی، میکروفن دستی، میکروفن یقه ای و دیگر تجهیزات صوتی مورد نیاز در یک سالن کنفرانس یا همایش می باشد.
سیستم تصویری
از سیستم های تصویری موجود در یک سالن می توان به ویدئو پروژکتور، میکسرهای تصویر، دوربین جهت تصویر برداری به دو صورت دستی و یا اتوماتیک با قابلیت راه اندازی اتوترک، دوربین های مداربسته، مانیتورها و … اشاره نمود.
در بخش تصویری، ویدئو پروژکتور معمولاَ یکی از مهم‌ترین تجهیزات سیستم است که وظیفه پخش تصاویر را بر عهده دارد. سیستم پخش تصویر، سیستم تصویربرداری خودکار و دوربین قابل کنترل، مانیتور کنفرانس و برخی دیگر از تجهیزات صوتی و تصویری نیز معمولا به هنگام خرید سیستم کنفرانس مجهز قرار دارند.
تجهیزات جانبی
در کنار دیگر تجهیزات صوتی و تصویری نیازمند به کارگیری تجهیزات جانبی نیز خواهیم بود که پنل vsp (پنل رومیزی کنفرانس) و مانیتور لیفت در رأس آن ها قرار دارد.
پنل رومیزی کنفرانس در واقع باکسی است که بر روی میزهای کنفرانس نصب می گردد و بسته به نوع پنل نصبی امکان دسترسی به انواعی از پورت ها مانند USB، HDMI، VGA، Audio ، شبکه و برق جهت سهولت در برقراری اتصالات فراهم می گردد.
مانیتور لیفت نیز دستگاهی جهت نصب مانیتورها درون میزهای کنفرانس به صورت توکار می باشد و اغلب در راستای حفظ ایمنی مانیتورها و سازماندهی ظاهر سالن های کنفرانس مورد استفاده قرار می گیرد.
انواع سیستم کنفرانس کدام اند؟
قبل از هر چیزی باید گفت که برخی از سازمان‌ها به جای خرید سیستم کنفرانس معمولا اجاره سیستم کنفرانس را ترجیح می‌دهند. با این حال، هر خریدار باید از قبل در خصوص انواع سیستم آشنایی نسبی داشته باشد. سیستم‌های کنفرانس را می‌توان در یک تقسیم‌بندی کلی به دو دسته آنالوگ و دیجیتال دسته بندی کرد.
سیستم آنالوگ معمولا قدیمی‌تر بوده و در گذشته بیشتر مورد استفاده قرار می‌گرفت. این سیستم امکانات کمتری در مقابل سیستم دیجیتال دارد. با این حال، معمولا قیمت سیستم کنفرانس آنالوگ پایین‌تر از نسخه دیجیتال آن خواهد بود. سیستم آنالوگ بیشتر از طریق سیگنال اقدام به دریافت، تقویت و ارسال صوت و صدا می‌کند.
این در حالی است که سیستم دیجیتال امکانات بسیار بیشتری را با خود به همراه دارد و البته قیمت آن نیز معمولا بالاتر است. سیستم دیجیتال از امکانات متعددی نظیر سیستم رای‌گیری، ترجمه همزمان و سیستم اتوترکینگ بهره می‌برد. اتوترکینگ به حالتی گفته می‌شود که در آن به هنگام پخش صدا از هر میکروفن، سیستم به صورت خودکار اقدام به تصویربرداری از آن خواهد کرد. از جمله سیستم های دیجیتال می توان به میکروفن کنفرانس رومیزی BOSCH سری 1000D اشاره نمود.
این سیستم را می توان در یک تقسیم بندی دیگر به دو نوع میکروفن کنفرانس بی‌سیم و میکروفن کنفرانس باسیم تقسیم کرد. در نوع باسیم میکروفن و سایر تجهیزات از طریق اتصالات کابلی به سیستم کنترل مرکزی کنفرانس متصل می‌گردند. این در حالی است که در سیستم بی‌سیم؛ متصل شدن کنسول‌ها به منبع تغذیه معمولا به صورت بی‌سیم صورت می‌گیرد.
نصب و راه‌اندازی سیستم باسیم معمولا به زمان بیشتری نیاز داشته و به علت وجود اتصالات کابلی سخت تر از سیستم بی‌سیم خواهد بود. کنسول‌های بی‌سیم معمولا دارای باطری مخصوص به خود بوده که هر چند وقت یکبار نیاز به شارژ مجدد خواهند داشت.
امروزه اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها از سیستم بی‌سیم برای تجهیز و راه‌اندازی اتاق کنفرانس خود استفاده می‌کنند. هر چند برخی مراکز از قبیل مراکز امنیتی همچنان از سیستم باسیم استفاده می‌کنند. عموما سیستم بی‌سیم قیمت بیشتری نسبت به سیستم باسیم دارد. چرا که هم نصب و جابه‌جایی آن آسان بوده و از همه مهم‌تر از امنیت بالایی نیز برخوردار هستند.
قابلیت ها و کارکردهای سیستم کنفرانس چیست؟
شما با خرید سیستم کنفرانس صوتی تصویری می‌توانید کارکردهای مختلفی را از آن مشاهده کنید. با این حال، اکثر سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از آن استفاده کرده‌اند، چند کارکرد خاص زیر را جزء مهم‌ترین کارکردهای سیستم به حساب می‌آورند.
مدیریت منظم رویدادها
صرفه جویی در زمان
امکان رأی گیری
قابلیت ترجمه همزمان
آرشیو سازی
سیستم کنفرانس صوتی و تصویری در کجا کاربرد دارد؟
در ابتدا اشاره شد که این سیستم‌ها در بسیاری از مکان‌ها که رویدادهای مختلف در آنجا برگزار می‌شود کاربرد دارند. با این حال، برخی از پرکاربردترین آنها عبارت است از:
- سالن همایش سازمان‌ها، ادارات دولتی و شرکت‌های خصوصی
- سالن سینما و مراکز فرهنگی مختلف
- اتاق کنفرانس دانشگاه‌ها و مراکز علمی
- مراکز رسانه‌ای، مطبوعاتی، نشست‌های خبری
- اتاق جلسات سایر سازمان‌های دولتی و خصوصی نظیر بانک‌ها، هتل‌ها، کارخانجات
- و ...
برای خرید سیستم کنفرانس به چه نکاتی باید توجه نمود؟
در خرید سیستم کنفرانس باید برخی از معیارها و فاکتورها را مدنظر داشت که ما به صورت خلاصه به آنها اشاره خواهیم کرد:
کیفیت صدا و تصویر
امکانات سیستم
برند و کیفیت محصول
قابلیت ضد نویز
هماهنگی ظاهری با محیط
سخن پایانی
در این نوشتار تلاش کردیم به مهم‌ترین نکات و مباحث پیرامون سیستم کنفرانس اشاره کنیم. اگر شما هم در سازمان یا شرکت خود به دنبال خرید سیستم کنفرانس صوتی و تصویری یا اجاره آن هستید، ما می‌توانیم در این زمینه به شما کمک کنیم. شرکت رشد تدبیر نوآور با کادری مجرب و تجهیزات پیشرفته آماده همکاری با سازمان‌ها، مراکز، ارگان‌‌ها و شرکت‌های دولتی و خصوصی است. کافی است با ما تماس بگیرید.