هوشمند سازی سالن کنفرانس | مدیریت یکپارچه تجهیزات در سالن های کنفرانس
مدیریت هوشمند سالن کنفرانس
در هر سازمانی سالن یا سالن‌هایی برای برگزاری جلسات کاری داخلی، برگزاری جلسات عمومی و سمینارها وجود دارد. اثربخشی حداکثری بر روی مخاطبان یکی از مهم‌ترین دلایل برگزاری این جلسات است که به کمک تجهیزات مدرن انجام می‌شود. اما آن‌چه در این زمینه بسیار اهمیت دارد، شیوه مدیریت این تجهیزات است. مدیریت تجهیزات در سالن‌های کنفرانس مدرن، با شیوه مدیریت هوشمند و یکپارچه و تنها از طریق یک دستگاه مانند تبلت انجام می‌شود که امکان مدیریت هوشمند سالن را فراهم می‌کند. در این مطلب با شیوه هوشمند سازی سالن کنفرانس آشنا می‌شویم.
هوشمند سازی سالن کنفرانس چیست؟
هوشمند سازی سالن کنفرانس یکی از مدرن‌ترین روش‌های اتوماسیون ساختمانی و اداری است که در بخش سالن‌های کنفرانس و سمینار در ساختمان ادارات، شرکت‌های تجاری و نهادها پیاده‌سازی و اجرا می‌شود. این روش شامل دو بخش سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است. بخش سخت‌افزاری شامل تجهیزات ضبط و پخش صدا، دوربین‌های مداربسته و دیجیتال، تجهیزات کنترل نور و سیستم سرمایشی و گرمایشی و تجهیزات دیگر است. بخش نرم‌افزاری نیز شامل نرم‌افزارهای کنترل تمامی این تجهیزات در یک سیستم یکپارچه کنترل از راه دور و در بستر اینترنت می‌باشد.
چرا به هوشمند سازی سالن کنفرانس نیاز داریم؟
سبک زندگی مدرن تنها به استفاده از فناوری در خانه‌های مدرن خلاصه نمی‌شود؛ بلکه بخش اعظم این فناوری در سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌های تجاری با هدف بهبود روندها و نتایج به‌کار گرفته می‌شود. امروزه از فناوری اتوماسیون هوشمند برای بهینه‌سازی در مصرف انرژی، کاهش نیاز به نیروی انسانی، مدیریت یکپارچه تجهیزات، افزایش بهره‌وری و ارائه بهترین خدمات برای راحتی حاضران در جلسه استفاده می‌شود. تمامی فرآیندها در این سیستم با هدف اساسی افزایش راندمان و تاثیرگذاری محتوای جلسات بر شرکت‌کنندگان انجام می‌شود.
سالن کنفرانس هوشمند چه ویژگی هایی دارد؟
در گذشته مدیریت تجهیزات در سالن‌های کنفرانس توسط چند نفر و با شیوه دستی اداره می‌شد. همین مساله باعث به‌وجود آمدن تاخیر در خدمت‌رسانی و بروز اشتباهاتی در مدیریت تجهیزات می‌شد. اما امروزه اهمیت برگزاری این جلسات در زمان بررسی و تصویب طرح‌های راهبردی با حضور شخصیت‌های مهم در هر حوزه کاری، بیش از پیش حس می‌شود. بنابراین برای خلق بهترین فضای ممکن، سالن‌های هوشمند کنفرانس روی کار آمدند.
انواع سیستم ها در سالن کنفرانس هوشمند
سالن کنفرانس هوشمند سالنی است که تمامی خدمات و فعالیت‌های آن به کمک سیستم‌های هوشمند و به‌طور خودکار یا برنامه‌ریزی شده و با مدیریت یکپارچه انجام می‌شود. تا همین اواخر تجهیزات الکترونیکی هوشمند توسط تعداد زیادی ریموت کنترل از راه دور یا سیستم‌های فرمان مجزا اداره می‌شدند؛ ولی امروزه این امکان ایجاد شده است که با استفاده از یک دستگاه مانند تلفن همراه یا تبلت تمامی سیستم‌های یک سالن کنفرانس را مدیریت کنیم.
هوشمند سازی سالن‌های کنفرانس، سمینار و حتی آمفی‌تئاتر شامل اتصال خدمات چندین سیستم مجزا در سالن است. این سیستم‌ها هرکدام وجهی از خدمات سالن به شرکت‌کنندگان را دربرمی‌گیرد. تنوع خدمات هر سیستم، قابلیت‌های سخت‌افزاری و قیمت هرکدام بستگی به نیازهای سالن و سفارش سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد. در ادامه امکانات هریک از این سیستم‌ها را با هم مرور می‌کنیم.
سیستم صوت و تصویر هوشمند
سیستم صوت و تصویر هوشمند در سالن‌های کنفرانس یک سیستم مدرن با تجهیزات پیشرفته شامل میکروفن‌ها، دوربین‌ها و نمایشگرها و تجهیزات مدیریت و کنترل صدا و تصویر است. تمامی دستگاه‌های صوتی و تصویری در این سیستم به‌صورت کامل و از هرنقطه از سالن تحت نظارت و كنترل قرار می‌گیرد. انتقال صدا و تصویر از تمام نقاط به نقاط دیگر سالن از کابل کشی بی‌نیاز است و همین کار باعث صرفه‌جویی در فضای سالن می‌شود. برخی از امکانات این سیستم عبارتند از:
- امکان باز و بسته کردن پرده ویدئو پروژکتور در زمان‌های تعیین شده یا هر زمان دیگر
- امکان خاموش و روشن کردن تمامی نمایشگرهای سالن شامل انواع نمایشگرهای رومیزی یا دیواری
- توانایی پخش صدا باکیفیت بالا در تمامی بخش‌های سالن
- امکان تنظیم صدا توسط تبلت هوشمند و یا پنل لمسی
سیستم روشنایی هوشمند
روشنایی هوشمند یکی از فاکتورهای مهم در سالن‌های کنفرانس است که به کمک آن می‌توان سطح روشنایی دلخواه را در هر بخش از سالن و در هر زمان و موقعیت تنظیم کرد. برای مثال در زمان استفاده از ویدئو پروژکتور دیگر نیازی نیست یک نفر تمامی کلیدهای روشنایی سالن را خاموش کند. همچنین در گذشته برای تنظیم سطح روشنایی از کلیدهای دیمر استفاده می‌شد؛ ولی امروزه این کار با استفاده از نرم‌افزارها ممکن شده است. این سیستم معرف سطح بالاتری از راحتی در مدیریت روشنایی سالن کنفرانس است و رضایت بیشتری را جلب کرده است. برخی از امکانات سیستم روشنایی هوشمند عبارتند از:
- امکان روشن و خاموش کردن تجهیزات روشنایی در زمان‌هایی مشخص و متناسب با برنامه جلسات
- قابلیت تنظیم میزان روشنایی سالم، متناسب با نور محیط
- پیشگیری از به هدر رفتن انرژی و مصرف برق بالا
- قابلیت تصمیم‌گیری سیستم روشنایی به‌صورت خودکار بر اساس حضور یا عدم حضور افراد
- هماهنگی سیستم روشنایی با امکاناتی چون پرده‌های برقی و تعامل این دو برای بهره‌وری بیشتر
همچنین بخوانید : نورپردازی سالن کنفرانس | راهکاری موثر برای افزایش تاثیرگذاری، تمرکز و کسب موفقیت
سیستم سرمایشی و گرمایشی هوشمند
یکی از دغدغه‌های مهم هر سازمان، بهره‌وری در مصرف انرژی است. از سوی دیگر ما در عصری زندگی می کنیم که منابع طبیعی همواره در حال کاهش است. یکی از مهم‌ترین راهکارها در این زمینه استفاده از سیستم سرمایش و گرمایش هوشمند در سالن کنفرانس است. این سیستم از قابلیت تنظیم دما در فضای سالن کنفرانس، سمینار و نیز آمفی‌تئاتر برخوردار است. برخی از امکانات این سیستم را با هم مرور می‌کنیم:
- قابلیت روشن یا خاموش کردن تجهیزات سرمایشی و گرمایشی در زمان‌های مشخص
- امکان رساندن دمای سالن به دمای در خواست شده
- امکان اتصال سیستم سرمایشی و گرمایشی سالن به سیستم تشخیص حضور افراد برای ایجاد دمای مطلوب در سالن
- بهینه سازی در مصرف انرژی در سازمان
سیستم پرده هوشمند
پرده هوشمند راهکاری برای تنظیم نور سالن کنفرانس از راه دور و بر اساس نیازهای سالن است. برای مثال در زمان استفاده از ویدئو پروژکتور در سالن، در صورت نیاز، پرده به‌طور کامل بسته می‌شود. نکته اصلی در پرده های هوشمند برقی امکان سازگاری بالای آن با سیستم یکپارچه مدیریت هوشمند سالن کنفرانس است. برخی از امکانات این سیستم عبارتند از:
- ایجاد میزان روشنایی دلخواه و متناسب با نیاز مدیران و شرکت‌کنندگان در جلسه
- امکان باز و بسته شدن پرده به شکل هوشمند
- پیشگیری از اتلاف انرژی
سیستم امنیتی هوشمند
سیستم امنیتی هوشمند سالن کنفرانس شامل تجهیزاتی است که کنترل سالن از نظر رفت‌وآمد و ایمنی افراد و امنیت تجهیزات را فراهم می‌کند. این سیستم بسته به شرایط سالن و نیازهای آن می‌تواند دارای تجهیزاتی مانند: قفل هوشمند درها، پنجره‌ها، سیستم هشدار، دوربین‌های مداربسته و سنسورهای متعدد باشد. از امکانات این سیستم می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- بهره‌گیری از سنسورهای حرکتی بر اساس برنامه‌ریزی‌های امنیتی
- کاهش نیاز به نیروی انسانی پرشمار برای تامین امنیت
- کمک به نگهبانان در جهت انجام وظایف امنیتی
- توانایی ارسال پیامک برای اطلاع‌رسانی در موقعیت‌های تعریف شده
- قابلیت به صدا در آوردن آژیر در سالن یا بیرون از آن
- امکان باز کردن یا قفل کردن درها از راه دور
- کنترل باز یا بسته بودن درها از روی نمایشگر لمسی
سیستم تردد هوشمند
تردد در سالن کنفرانس می‌تواند تعیین کننده برخی شرایط برای سیستم‌های دیگر سالن باشد. همچنین ایجاد گزارشات آماری در این زمینه مورد نظر مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها است. از جمله امکانات این سیستم تردد هوشمند می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- امکان باز و بسته کردن درها و گیت‌های ورودی به‌صورت هوشمند
- مانیتورینگ گیت ورودی و اطلاعات حاصل از سنسورهای آن مانند: تعیین تعداد افراد حاضر در سالن و اطلاعات ورود و خروج
- مانیتورینگ ورود به بخش‌های خاص از جمله اتاق سرور، اتاق مدیریت یا بخش بایگانی
سیستم مدیریت و مانیتورینگ انرژی
یکی از نیازهای هر سالن کنفرانس ایجاد سیستمی است که بتواند تمامی موارد مصرف انرژی را در انواع تجهیزات کنترل و مدیریت کند. مانیتورینگ انرژی باعث می‌شود مدیران و افراد مسئول بتوانند درباره بهره‌وری در مصرف انرژی تصمیم بگیرند. برخی از امکانات این سیستم عبارتند از:
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به مصرف انرژی در هر بخشگ
- امکان نمایش موارد مصرف انرژی به‌شکل نموداری و گرافیکی
- امکان نمایش مدت‌زمان و میزان مصرف انرژی
- امکان مدیریت مصرف انرژی
مزایای هوشمند سازی سالن کنفرانس
بزرگ‌ترین مزیت استفاده از فناوری‌ها و روش هوشمند سازی سالن کنفرانس امکان مدیریت یکپارچه، آسان و سریع تمامی سیستم‌های اتوماسیون و تجهیزات سالن است. در این روش امکان یکپارچه‌سازی توسط یک نرم‌افزار مدیریت و کنترل سیستم‌ها فراهم می‌شود که بر روی تلفن همراه هوشمند یا تبلت نصب می‌شود. برخی از مزایای دیگر هوشمند سازی سالن کنفرانس عبارتند از:
- کاهش هزینه‌های نیروی انسانی از طریق به حداقل رسیدن نیاز به نیروی انسانی
- امکان صرفه‌جویی در مصرف انرژی و کاهش هزینه‌های مصرف انرژی
- افزایش کارایی تجهیزات سالن و تسریع در مدیریت این تجهیزات
- کاهش خطاهای فردی ناشی از مدیریت غیر خودکار تجهیزات
- افزایش راندمان و خروجی جلسات اداری و تجاری در سالن کنفرانس
هوشمند سازی سالن کنفرانس خود را به رشد تدبیر نوآور بسپارید!
هوشمند سازی سالن کنفرانس و سمینار در عصر پیشرفت فناوری و اطلاعات یکی از مهم‌ترین نیازهای هر سازمان و شرکت است. این روش گاهی نیازمند ارتقا برخی تجهیزات و نیز ایجاد شرایط مدیریت یکپارچه از راه دور و تحت وب است. شرکت رشد تدبیر نورآور آماده ارائه خدمات مشاوره برای پیاده‌سازی سیستم‌های هوشمند سالن کنفرانس و ایجاد مدیریت یکپارچه آن‌ها برای سازمان‌ها و شرکت‌ها است.
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره جزئیات تمامی روندهای هوشمند سازی سالن کنفرانس، کافی است از طریق شماره های شرکت (02166127120 الی 3) با کارشناسان ما تماس برقرار کنید تا سالن‌های کنفرانس، سمینار و آمفی‌تئاتر شما را به مدرن‌ترین فناوری‌های هوشمند سازی مجهز کنیم.